Fallstudie · Immobiliensachverständige
Vom ersten Anruf zum unterschriebenen Auftrag in 5,5 Tagen statt 2 bis 3 Wochen
Wie ein Sachverständigenbüro aus Stade mit einem vernetzten KI-System die Überlastung im Backoffice gelöst hat, ohne eine einzige Stelle abzubauen.
5,5 Tage
bis zum Auftrag
30–40 %
weniger Verwaltungsarbeit
Patrick Beier
Öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger
Das Projekt
Beier & Partner
- Kunde
- Patrick Beier
- Branche
- Immobiliensachverständige
- Region
- Stade
- Zusammenarbeit
- seit März 2024
Ausgangslage
Das Büro war ausgelastet, eher überlastet. Gearbeitet wurde in einer klassischen Microsoft-Umgebung mit Ordnerstruktur, Tabellen und Excel-Dateien.
Vom ersten Anruf bis zum unterschriebenen Sachverständigenvertrag vergingen zwei bis drei Wochen. Neue Backoffice-Kräfte sind auf dem Land kaum zu finden.
Ergebnis
Heute greifen KI-Assistentin Dina, Telefonassistenz, CRM und KI-Gutachtenprüfung ineinander. Jede Anfrage landet automatisch im CRM, fertige Gutachten laufen automatisch durch die Prüfung.
Laut Patrick Beier fallen im Auftragsprozess rund 80 Prozent der Arbeit weg, in der gesamten Verwaltung 30 bis 40 Prozent. Die Umstellung lief über Nacht, das Team wurde vorher geschult.
KI-System
Wie alles zusammenspielt
Vier Bausteine, ein durchgängiger Ablauf.
- 1
Website-Chat & Telefon
Dina und die Telefonassistenz nehmen Anfragen an, auch abends und am Wochenende.
- 2
CRM
Jede Anfrage wird automatisch angelegt, der Auftragsprozess läuft von dort.
- 3
Vertrag & Unterlagen
Kunden laden Daten selbst hoch, Verträge gehen automatisiert raus.
- 4
KI-Gutachtenprüfung
Fertige Gutachten werden automatisch geprüft, bevor sie das Büro verlassen.
CRM
Der Auftragsprozess in Pipedrive
Jede Anfrage aus Website-Chat und Telefon wird als Auftrag angelegt und läuft durch eine feste Pipeline: von der Anfrage über Honorarangebot und Auftrag bis zur Rechnung.
Aufbau der Pipeline, gezeigt mit Demo-Daten. Echte Kundendaten bleiben im CRM des Büros. · seitlich wischen
Vorher / Nachher
Der Auftragsprozess vorher und nachher
Von der ersten Anfrage bis zum unterschriebenen Sachverständigenvertrag.
Vorher
- Ordner, Tabellen und Excel-Dateien
- Anfragen per Hand erfasst
- 2 bis 3 Wochen bis zum Vertrag
- Backoffice am Limit
Mit Sunside AI
- Ein CRM, alle Vorgänge an einem Ort
- Anfragen aus Chat und Telefon landen automatisch im CRM
- 5,5 Tage bis zum Vertrag
- Arbeitspensum „knackig, aber gut zu bewältigen“
Quelle: Angaben von Patrick Beier im Interview
Ergebnisse
Die Zahlen sprechen für sich
269
Anfragen über Dina seit März 2024
5,5 Tage
vom Anruf zum Vertrag
vorher 2 bis 3 Wochen
~80 %
weniger Arbeit in der Auftragserteilung
30–40 %
weniger Verwaltungsarbeit
95 %+
der Anrufer werden Kunde
Ø 8,7
Website-Anfragen pro Monat
0
Stellen abgebaut
Quelle: Anfragen: Operations-Datenbank, Stand Oktober 2026. Prozesszahlen: Angaben von Patrick Beier im Interview.
Belege
Worum es in den Anfragen geht
Alle 269 Anfragen über die KI-Assistentin seit März 2024, nach Thema.
- Vergleichstool (Wertermittlung)136 · 51 %
- Immobilienbewertung87 · 32 %
- Direkter Kontakt20 · 7 %
- Weiterbildung14 · 5 %
- Kaufberatung12 · 4 %
Die fünf häufigsten Themen. Prozent bezogen auf diese fünf.
Quelle: Operations-Datenbank, Stand Oktober 2026
Ablauf
So sind wir vorgegangen
Start
Erstgespräch
Kaltakquise ohne Verkaufsdruck: Wir hatten uns vorher mit dem Büro und seinen Abläufen beschäftigt.
März 2024
KI-Assistentin Dina live
Der Website-Chat als Einstieg. Dina ist heute fester Teil des Teams.
Konzept
Digitales Sachverständigenbüro
Gemeinsam Abläufe aufgenommen und das Soll-Konzept für CRM und Automatisierung entwickelt.
Stichtag
Umstellung und Schulung
Team geschult, Umstellung über Nacht statt der befürchteten Woche Stillstand.
Ausbau
Telefonassistenz & Gutachtenprüfung
Anrufe und Gutachten-Prüfung an das CRM angebunden.
Im Interview
Patrick Beier über die Zusammenarbeit
„Ihr geht nicht hin und haltet eine coole Präsentation und kassiert erst mal ab, sondern ihr arbeitet und zeigt, dass etwas Erfolg hat. Und ihr sagt auch, wenn etwas nicht umsetzbar ist.“
Patrick Beier
Beier & Partner
O-Töne
Was Patrick Beier sagt
Wörtlich aus dem Video-Interview.
Umstellung
„Ich hatte echt Angst, ein bisschen feuchte Hände und schlecht geschlafen. Aber mit der Umstellung hat das perfekt funktioniert.“
Patrick Beier · Beier & Partner
Team
„Ich kann morgens wieder guten Gewissens ins Büro gehen, weil meine Kolleginnen und Kollegen ein Arbeitspensum haben, das knackig ist, aber gut zu bewältigen.“
Patrick Beier · Beier & Partner
Datenschutz
„Als öffentlich bestellter Sachverständiger darf ich nur Dinge machen, die hundertprozentig sicher sind. Da habe ich mit euch Fachexperten und Sparringspartner.“
Patrick Beier · Beier & Partner
Zusammenarbeit
„Typisch norddeutsch: wenig Worte, viel machen und dann auch noch gut.“
Patrick Beier · Beier & Partner
Schriftlich bestätigt
Das Referenzschreiben
Klicken Sie auf den Brief, um das vollständige Schreiben zu lesen.
„Monatlich gewinnen wir durchschnittlich 5–10 neue qualifizierte Leads für Gutachten – allein durch den Chatbot. Noch beeindruckender ist die Entwicklung unserer Conversion-Rate: Sie ist von 5 % auf 30 % gestiegen – eine Versechsfachung.“
Conversion von 5 % auf 30 % · über zwei Jahre Zusammenarbeit
Patrick Beier
Geschäftsführer · öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger · Beier & Partner Immobiliensachverständige
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