Das digitale Sachverständigenbüro
Mehr Gutachten,
weniger Verwaltung.
Von der Anfrage bis zum geprüften Gutachten laufen Ihre Prozesse vollautomatisch in einem System – angebunden an Ihr CRM. Kein Lead geht verloren, kein Vorgang mehr von Hand.
Sophia · KI-Assistentinerfasst Objekt + AnlassObjektEinfamilienhaus, StadeAnlassVerkauf · Verkehrswert qualifiziert
Sachverständige & Makleraus ganz Deutschland vertrauen uns
- DSGVO-konform
- Zertifizierte IBM-AI-Entwickler
- Pipedrive-Partner
- EU-Server
Führende Immobilienmakler und Sachverständige in ganz Deutschland vertrauen uns
Makler & Sachverständige setzen auf uns
Kennen Sie das?
Das Backoffice ist der Flaschenhals – nicht Ihre Gutachterkompetenz
Mehr Aufträge bedeuten heute mehr Verwaltung statt mehr Umsatz. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und nicht skalierbar – neue Mitarbeiter verschieben das Problem nur.
Anfragen landen händisch im System – Leads gehen verloren oder doppelt rein.
Jede Anfrage wird automatisch als Vorgang im CRM angelegt – mit Duplikatsprüfung.
Verträge, Vollmachten und Factoring-Status verfolgen Sie manuell nach.
Bei Unterschrift aktualisiert sich der Vorgang automatisch – Status immer aktuell.
Jedes Gutachten wird über eine Stunde von Hand gegengelesen.
Die KI-Prüfung kontrolliert jedes Gutachten in Minuten – einheitlich und vollständig.
Vorher: 38,5 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche allein im Backoffice.
So sieht die Automatisierung ausAusgangssituation & Zielbild
Wo Sie heute stehen – und wohin wir Sie bringen
Leaderfassung
Heute: Anfragen manuell übertragen, Leads gehen verloren
Mit SVB: Jede Anfrage automatisch im CRM, keine Verluste – auch nachts
Verträge & Verwaltung
Heute: Vollmacht/Factoring händisch nachverfolgt, Fehler fallen spät auf
Mit SVB: Auto-Update bei Unterschrift, Factoring-Status automatisch ausgelesen
Termine
Heute: Manuell geplant, Erinnerungen fehlen, unvollständige Vorbereitung
Mit SVB: Auto-Kalendereintrag + Checkliste 2 Tage vorher
Qualitätssicherung
Heute: Jedes Gutachten >1 h von Hand gegengelesen
Mit SVB: KI-Prüfung in Minuten, Score + Verbesserungsvorschläge
Skalierung
Heute: Mehr Aufträge = mehr Verwaltung, neues Personal nötig
Mit SVB: Skalierung ohne Mehraufwand, Workflows wachsen mit
Bis zu 30 % weniger Verwaltungsaufwand im Backoffice
So funktioniert’s
Von der ersten Anfrage bis zum geprüften Gutachten – ein System
Vollständig automatisiert in einem System – einmal eingerichtet, läuft alles im Hintergrund.
Leistung 01
Sichtbarkeit & Anfragen
SEO-Website generiert Anfragen über regionale Landing-Pages.
Leistung 02
KI-Chatbot & Beratung
Beantwortet Fragen zu Gutachten, Kosten, Ablauf; qualifiziert vor.
Leistung 03
KI-Telefonassistenz
Nimmt jeden Anruf an, auch außerhalb der Geschäftszeiten.
Leistung 04
CRM & Automatisierung
Kontakte werden automatisch angelegt, Anliegen qualifiziert.
Leistung 05
Verträge & Factoring
Deal-Update, Steuersatz, Vollmacht, Factoring-Prüfung – automatisch.
Leistung 06
Termine & Erinnerungen
Kalendereintrag + Checkliste 2 Tage vorher, weniger No-Shows.
Leistung 07
KI-Gutachtenprüfung
Jedes fertige Gutachten wird geprüft, Prüfbericht direkt ins CRM.
Die optionalen Bausteine im Einzelnen: KI-Chatbot & Beratung und KI-Telefonassistenz funktionieren auch für sich.
Pipedrive · Gutachtenaufträge im CRM
Fallstudie · Sachverständigenbüro · Pipedrive + KI-Gutachtenprüfung
Digitales Sachverständigenbüro bei Beier & Partner
Ein Sachverständigenbüro, das den kompletten Auftragsprozess mit uns automatisiert hat. Zahlen aus dem Referenzvideo, nicht aus der Broschüre.
Vorher
- •Leads manuell ins CRM übertragen
- •Verträge/Factoring händisch verfolgt
- •Termine ohne Erinnerungen
- •38,5 h Verwaltung pro Woche
Lösung
- •Vollautomatisierte Prozesskette
- •Automatische CRM-Anlage
- •Vertrags-/Factoring-Verwaltung
- •KI-Gutachtenprüfung
Heute
- •Backoffice-Aufwand über 30 % reduziert
- •Null verlorene Leads
- •Durchlaufzeit ca. 30 % kürzer
- •240 € Ersparnis je Gutachten
„Seit der Einführung des digitalen Sachverständigenbüros haben wir unseren Verwaltungsaufwand um über 30 % reduziert. Endlich können wir uns wieder auf das konzentrieren, was wir am besten können: Gutachten erstellen. Die automatische Prüfung spart uns pro Gutachten mindestens eine Stunde – und die Qualität ist konstant hoch.“
Patrick Beier · Immobiliensachverständiger, Beier & Partner
~80 %
weniger Arbeit im Auftragsprozess
5 Tage
je Auftrag statt 2–3 Wochen
240 €
Ersparnis pro geprüftem Gutachten
Ihre Vorteile
Was das digitale Sachverständigenbüro für Sie bedeutet
Kein Lead geht verloren
Alle Quellen (Formular, optional Chatbot & Voicebot) zentral im CRM – keine doppelten Einträge.
Massive Zeitersparnis
Spürbar mehr Stunden pro Woche für echte Sachverständigentätigkeit statt Verwaltung.
Konstante Qualität
KI-Prüfung bei jedem Gutachten – einheitlich, vollständig und nachvollziehbar.
Skalierung ohne Personal
Mehr Aufträge annehmen, ohne zusätzliche Verwaltungskraft einstellen zu müssen.
Alles an einem Ort
Schluss mit Excel-Listen, Zettelwirtschaft und der Suche im Postfach.
DSGVO-konform & EU-Hosting
Ihre Daten bleiben in der EU, Betrieb durch zertifizierte Entwickler.
Qualitätssicherung
Jedes Gutachten geprüft – in Minuten statt Stunden
Sobald ein Projekt in die Phase „Quality Gate“ wandert, lädt das System das Gutachten-PDF, prüft es automatisch und legt einen vollständigen Prüfbericht mit Gesamtscore und konkreten Verbesserungsvorschlägen zurück in den Vorgang.
01
KO-Prüfung
Prüfung gegen 10 Mindestanforderungen
02
Tiefenprüfung
Analyse in 6 fachlichen Kategorien
03
Prüfbericht
Scoring + Verbesserungsvorschläge ins CRM
240 €
Ersparnis pro geprüftem Gutachten
gegenüber manueller Durchsicht
Weitere Projekte
Projekte, die in der Branche auffallen
Viele Agenturen reden über Rankings. Unsere Kunden reden über Anfragen, Anrufe, Aufträge und gesparte Stunden im Tagesgeschäft.
Immobilienmakler
Tandel Immobilien
1 statt 3
Portale pflegen
Immowelt
& ImmoScout automatisch
Website
neu gebaut
Immobilienmakler
JD Homes
+40 %
mehr Klicks, 1. Monat
+250 %
mehr Einblendungen
24/7
KI-Assistentin
Sachverständige
Scheffler Immobilienbewertung
Platz 1
Google-Suche
Platz 1
KI-Übersicht
2 Mon.
bis vor Heid
Immobilienmakler
Mezzarano Wüstenrot Immobilien
Platz 1
Maklerliste KI-Übersicht
Quelle
für Preisangaben
Hermeskeil
Region
Immobilienmakler
Immobilien Mutzel
Neu
Homepage
5 ★
Kundenstimme
Bodensee
Region
Sachverständige
SVB Hirsch
24/7
Anfragen erfasst
Website
neu gebaut
5 ★
Kundenstimme
Immobilienmakler
Klarblick Immobilien
Relaunch
vormals Hellwig
OpenImmo
Objekte automatisch
Neu
Design und Texte
Kundenstimmen
Unsere Kunden schätzen unsere Arbeit,
überzeugen Sie sich selbst
Der Erfolg unserer Kundinnen und Kunden steht bei unseren Lösungen im Fokus. Einige unserer Kunden berichten über die Zusammenarbeit mit uns.
"Die Zusammenarbeit mit Niklas und Paul war von Anfang an hervorragend. Sie haben unsere Anforderungen schnell verstanden und perfekt umgesetzt. Die virtuelle Assistentin hat unsere Website-Besucher innerhalb von zwei Monaten in über 40 qualifizierte Leads umgewandelt – darunter Kaufinteressenten, aber auch einige Eigentümer, die ihre Immobilien gemeinsam mit uns auf den Markt bringen möchten."
Heute, 18 Monate später: über 300 qualifizierte Anfragen.
Michael Streil
Immobilienmakler
Video-Stimmen
Unsere Kunden über die Zusammenarbeit
Schriftlich bestätigt
Das schreibt Beier & Partner Immobiliensachverständige
Klicken Sie auf den Brief, um das vollständige Schreiben zu lesen.
„Monatlich gewinnen wir durchschnittlich 5–10 neue qualifizierte Leads für Gutachten – allein durch den Chatbot. Noch beeindruckender ist die Entwicklung unserer Conversion-Rate: Sie ist von 5 % auf 30 % gestiegen – eine Versechsfachung.“
Conversion von 5 % auf 30 % · über zwei Jahre Zusammenarbeit
Patrick Beier
Geschäftsführer · öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger · Beier & Partner Immobiliensachverständige
In der Praxis
Was das digitale Büro im Gutachteralltag bedeutet
Jede Anfrage landet im CRM – auch nachts
Formular, Chatbot oder Telefon: Jeder Kontakt wird automatisch als Vorgang angelegt, mit Duplikatsprüfung. Niemand überträgt mehr etwas von Hand.
Prüfbericht statt Durchsicht
Jedes Gutachten durchläuft KO- und Tiefenprüfung. Score und Verbesserungsvorschläge landen direkt im Vorgang.
Verträge, die sich selbst nachhalten
Unterschrift, Vollmacht, Factoring-Status: Der Vorgang aktualisiert sich, sobald etwas passiert – statt in Ihrer Wiedervorlage zu warten.
Wächst mit, ohne neues Personal
Mehr Aufträge heißen nicht mehr Verwaltung. Die Workflows skalieren mit dem Auftragsvolumen, das Team bleibt bei dem, was es am besten kann: Gutachten.
Niklas & Paul,
Gründer
Fester Ansprechpartner
Kein Ticket-System, kein Outsourcing. Sie sprechen direkt mit den Gründern, die Ihr System kennen.
Sunside AI in Zahlen
30 bis 40 %
Entlastung im Backoffice
Sachverständigenbüro Beier: 5 bis 10 Gutachten-Anfragen im Monat kommen automatisiert rein, das Backoffice ist um ein Drittel entlastet.
2 Monate
bis vor Heid Immobilienbewertung
Scheffler Immobilienbewertung steht in seiner Region bei Google und in KI-Suchen vor einem der bekanntesten Sachverständigenbüros Deutschlands.
104 Anrufe
in drei Wochen angenommen
FALC Immobilien, Hildesheim: die KI-Telefonassistenz nimmt Anrufe an, die sonst verloren gingen. Daraus wurden 7 qualifizierte Anfragen.
Über 300 Anfragen
über den KI-Chatbot
Streil Immobilien, Augsburg: aus Website-Besuchern wurden über 300 qualifizierte Anfragen, darunter mehr als 25 Eigentümer- und 25 Bewertungsanfragen.
Ihr Weg zum digitalen Büro
So starten wir gemeinsam
Schritt 01
Kostenloses Erstgespräch
Welche Prozesse sich automatisieren lassen
In einem unverbindlichen Gespräch zeigen wir Ihnen, welche Ihrer Prozesse sich automatisieren lassen – und was das konkret an Zeit und Kosten spart.
Niklas & Paul
Gründer von Sunside AI
Warum wir
Ein System, das mit Ihrem Büro mitwächst
„Als zertifizierte Pipedrive-Partner setzen wir nach offiziellen Best Practices auf – DSGVO-konform und auf EU-Servern. Wir liefern kein Einmalprodukt, sondern ein System, das mit Ihrem Büro mitwächst.“
Tech Stack
Wir arbeiten mit den besten Tools am Markt
CRM, Automatisierung und Sprachmodelle: Wir bauen das digitale Büro mit Werkzeugen, die im Gutachteralltag zuverlässig laufen und sich an Ihr CRM, Ihren Kalender und Ihre Telefonie anbinden lassen.
VoiceflowKI-Chatassistenz
Retell AIKI-Telefonassistenz
PipedriveCRM & Pipelines
PropstackMakler-CRM
onOfficeMaklersoftware
MakeAutomatisierung
Microsoft 365 / SharePointDokumente & Workflows
OpenAISprachmodell
ClaudeGutachtenprüfung
Google KalenderTermine
AirtableDatenbank
ZapierAnbindungen
WhatsAppBenachrichtigungVoiceflowKI-ChatassistenzRetell AIKI-TelefonassistenzPipedriveCRM & PipelinesPropstackMakler-CRMonOfficeMaklersoftwareMakeAutomatisierungMicrosoft 365 / SharePointDokumente & WorkflowsOpenAISprachmodellClaudeGutachtenprüfungGoogle KalenderTermineAirtableDatenbankZapierAnbindungenWhatsAppBenachrichtigungPropstackMakler-CRMonOfficeMaklersoftwareMakeAutomatisierungMicrosoft 365 / SharePointDokumente & WorkflowsOpenAISprachmodellClaudeGutachtenprüfungGoogle KalenderTermineAirtableDatenbankZapierAnbindungenWhatsAppBenachrichtigungVoiceflowKI-ChatassistenzRetell AIKI-TelefonassistenzPipedriveCRM & PipelinesPropstackMakler-CRMonOfficeMaklersoftwareMakeAutomatisierungMicrosoft 365 / SharePointDokumente & WorkflowsOpenAISprachmodellClaudeGutachtenprüfungGoogle KalenderTermineAirtableDatenbankZapierAnbindungenWhatsAppBenachrichtigungVoiceflowKI-ChatassistenzRetell AIKI-TelefonassistenzPipedriveCRM & PipelinesMicrosoft 365 / SharePointDokumente & WorkflowsOpenAISprachmodellClaudeGutachtenprüfungGoogle KalenderTermineAirtableDatenbankZapierAnbindungenWhatsAppBenachrichtigungVoiceflowKI-ChatassistenzRetell AIKI-TelefonassistenzPipedriveCRM & PipelinesPropstackMakler-CRMonOfficeMaklersoftwareMakeAutomatisierungMicrosoft 365 / SharePointDokumente & WorkflowsOpenAISprachmodellClaudeGutachtenprüfungGoogle KalenderTermineAirtableDatenbankZapierAnbindungenWhatsAppBenachrichtigungVoiceflowKI-ChatassistenzRetell AIKI-TelefonassistenzPipedriveCRM & PipelinesPropstackMakler-CRMonOfficeMaklersoftwareMakeAutomatisierungPasst dazu
Leistungen, die gut zusammenspielen
Ressourcen
Zum Weiterlesen
Sechs Ratgeber, die einzelne Punkte von dieser Seite vertiefen – von der Prozesskette bis zur Skalierung ohne neues Personal.
Häufige Fragen
Was Sachverständige zum digitalen Büro fragen
Den kompletten Weg von der Anfrage bis zum geprüften Gutachten in einem System: Jede Anfrage wird automatisch als Vorgang im CRM angelegt, inklusive Duplikatsprüfung. Verträge und Vollmachten aktualisieren den Vorgangsstatus bei Unterschrift selbstständig, Termine erzeugen Kalendereintrag und Vorbereitungs-Checkliste, und am Ende läuft das Gutachten durch die KI-Prüfung.
Nicht zwingend. Wir arbeiten schwerpunktmäßig mit Pipedrive und Propstack und sind Pipedrive-Partner. Ob sich Ihr bestehendes System sauber anbinden lässt, klären wir vor dem Angebot – nicht mittendrin.
Wir weisen auf dieser Seite bis zu 30 Prozent weniger Backoffice-Aufwand aus, ausgehend von 38,5 Stunden Verwaltung pro Woche im betrachteten Fall. Das ist eine Projektzahl aus der Praxis, keine zugesicherte Eigenschaft – wie viel bei Ihnen herauskommt, hängt davon ab, wie viel heute manuell läuft.
Sie landen genauso im CRM wie tagsüber. Das ist der Punkt, an dem manuelle Prozesse regelmäßig Aufträge verlieren: Eine Anfrage am Donnerstagabend, die erst am Montag bearbeitet wird, ist bis dahin oft schon woanders vergeben. In Kombination mit der KI-Telefonassistenz wird sie sogar direkt beantwortet.
Ja. Wir arbeiten mit EU-Servern und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei Gutachten ist das kein Nebenaspekt, weil die Dokumente regelmäßig personenbezogene und schutzwürdige Daten enthalten.
Gerade da, weil ein kleines Büro die Verwaltung nicht auf mehrere Schultern verteilen kann. Der übliche Reflex bei mehr Aufträgen ist, jemanden einzustellen – das verschiebt das Problem aber nur, statt es zu lösen. Automatisierte Workflows wachsen mit, ohne dass der Aufwand mitwächst.
Quellen
- Referenzschreiben von Patrick Beier (Beier & Partner) vom 25.03.2026: über zwei Jahre Zusammenarbeit, Conversion von 5 % auf 30 %. Vollständig einsehbar auf dieser Seite.
- Beier & Partner: Referenzvideo mit Patrick Beier (rund 80 Prozent weniger Arbeit im Auftragsprozess, Aufträge in rund fünf Tagen statt zwei bis drei Wochen, 30 bis 40 Prozent weniger Verwaltungsarbeit, 5 bis 10 automatisierte Gutachten-Anfragen im Monat). Die Angaben zu 38,5 Stunden Verwaltung pro Woche, bis zu 30 Prozent weniger Backoffice-Aufwand und 240 Euro Ersparnis je Gutachten sind Projektzahlen aus diesem Fall.
- Weitere Kundenzahlen aus eigenen Projekten: Scheffler Immobilienbewertung, FALC Immobilien, Streil Immobilien, JD Homes (Google Search Console, erster Monat nach Start; siehe Referenzvideos). Einzelfälle, keine zugesicherte Eigenschaft.
- Der Auftragsfluss in der Hero-Karte und die Mini-Oberflächen auf dieser Seite sind schematische Darstellungen, keine Aufnahmen eines echten Vorgangs.
Bereit für mehr Gutachten und weniger Verwaltung?
In einem unverbindlichen Gespräch zeigen wir Ihnen, welche Ihrer Prozesse sich automatisieren lassen – und was das konkret an Zeit und Kosten spart.
Makler & Sachverständigevertrauen uns
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Paul Probodziak
Gründer, UI/UX & Marketing
Niklas Schwerin
Gründer, KI, SEO & GEO