Digitalisierung im Handwerk: Stand 2026 und 6 Schritte

Kurz gesagt:

• 72 % der Handwerksbetriebe sind nach eigener Aussage zu ausgelastet, um sich mit Digitalisierung zu befassen (Bitkom-Studie 2025). Deshalb zählt die Reihenfolge der Schritte.
• Fangen Sie dort an, wo Kunden Sie finden und wo Pflichten kommen: Sichtbarkeit, Anfragen, Rechnung. Die Baustelle folgt danach.
• E-Rechnungen empfangen müssen Betriebe seit 2025. Ausstellen müssen Sie sie nur an Unternehmer im Inland, je nach Umsatz ab 2027 oder 2028, ausgenommen Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 €.
• Digital Jetzt und go-digital sind ausgelaufen. Es bleiben Kammerberatung, BAFA (bis Ende 2026), INQA-Coaching und Landesprogramme.

Digitalisierung im Handwerk heißt, Abläufe vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnung so umzustellen, dass weniger auf Papier, Zuruf und doppelter Eingabe läuft. Die meisten Betriebe wollen das: 89 % der 504 befragten Handwerksunternehmen bewerten die Digitalisierung positiv, so die Bitkom-Studie „Digitalisierung des Handwerks“ von Bitkom, dem Verband der Digitalwirtschaft (Befragung Juni und Juli 2025). Und 72 % sagen in derselben Studie, sie seien im Alltag zu stark ausgelastet, um sich intensiver damit zu befassen. Wegen dieses Widerspruchs zählt die Reihenfolge mehr als die Zahl der Werkzeuge.

Wo das Handwerk 2026 steht: die Zahlen

Das Handwerk ist digital besser aufgestellt, als viele denken würden, aber ungleich: 94 % der Betriebe haben eine eigene Website, erst 4 % setzen KI ein (Bitkom-Studie 2025). Und es ist kleinteilig, wie die Handwerkszählung 2023 des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) zeigt, der die Betriebe politisch vertritt.

Kennzahl	Wert	Quelle, Stand
Betriebe in Handwerksrolle und Verzeichnis	1.038.126	ZDH-Kennzahlen, 31.12.2025
Unternehmen mit weniger als 10 tätigen Personen (Anlagen A und B1)	80,4 %	Handwerkszählung 2023
Bewerten die Digitalisierung positiv	89 %	Bitkom-Studie 2025, n = 504
Bieten mindestens einen digitalen Service an	85 %	Bitkom-Studie 2025
Digitaler Angebotsversand / Rechnungsversand / Online-Terminbuchung	68 % / 62 % / 48 %	Bitkom, 28.08.2025
Eigene Website / Online-Verzeichnisse	94 % / 88 %	Bitkom-Studie 2025
Nutzen Cloud-Lösungen / bereits KI	56 % / 4 %	Bitkom-Studie 2025
Zu ausgelastet, um sich mit Digitalisierung zu befassen	72 %	Bitkom-Studie 2025

Große Unterschiede gibt es nach Betriebsgröße: Betriebe mit bis zu 4 Beschäftigten geben ihrer Digitalisierung im Schnitt die Schulnote 3,2, Betriebe ab 20 Beschäftigten die Note 2,1 (Bitkom-Studie 2025). Auch neue Technik ist ungleich verbreitet. Im Bau- und Ausbaugewerbe setzen nur 18 % der Betriebe BIM ein, eine Software für das gemeinsame digitale Gebäudemodell, 63 % haben sich mit dem Thema noch gar nicht oder nicht ausreichend beschäftigt (Bitkom-Studie 2025). Wer für Bauträger und Architekten arbeitet, dürfte damit früher zu tun bekommen als ein Betrieb mit vielen Privatkunden.

Kurzfazit: Website und digitale Angebote sind Standard. Knapp ist vor allem die Zeit, sich darum zu kümmern.

Was Digitalisierung im Handwerk bedeutet: vier Stationen eines Auftrags

Digitalisierung im Handwerk lässt sich an den vier Stationen eines Auftrags festmachen, wie sie eine Studie der TU München mit der Handwerkskammer für München und Oberbayern gliedert (Befragung von 407 Betrieben 2016/17). Die vier Stationen sind Auftragserlangung, Auftragsvorbereitung, Auftragserbringung und Auftragsnachbereitung.

• Auftragserlangung: Website, Google-Profil, Bewertungen, Anfragen per Telefon, Formular und Chat
• Auftragsvorbereitung: Aufmaß, Kalkulation, Angebot, Material, Termin
• Auftragserbringung: Einsatzplanung, Auftragsmappe auf dem Handy, Fotos, Zeiterfassung
• Auftragsnachbereitung: Rechnung, Zahlung, Archiv, Wartungserinnerung

Die erste Station entscheidet, welche Aufträge überhaupt hereinkommen. Wer dort schwach ist, riskiert, hinten die Abwicklung von Aufträgen zu digitalisieren, die sich nicht lohnen. Wie Betriebe bei Google und in der KI-Suche gefunden werden, wenn Kunden eine Sanierung planen, beschreibt die Seite Marketing für Handwerker.

Die Reihenfolge: 6 Schritte mit Kosten

Die sinnvolle Reihenfolge der Digitalisierung im Handwerk beginnt beim Kunden und bei der Pflicht. Die Baustelle kommt dran, wenn vorne alles läuft. Unser Vorschlag in sechs Schritten, mit Kosten und dem Punkt, an dem ein Schritt erledigt ist:

Schritt	Was es kostet (netto, Stand 25.10.2026)	Erledigt, wenn …
1. Gefunden werden	Google-Unternehmensprofil kostenlos (Google), Website je nach Weg	das Profil mit Leistungen, Einsatzgebiet und Fotos vollständig ist und es eine Seite je Leistung und Ort gibt
2. Anfragen sammeln	CRM kostenlos oder bei Pauschalpaketen ab rund 8 € je Nutzer und Monat (CentralStation, HubSpot)	jede Anfrage mit Herkunft an einem Ort steht
3. Angebot und Rechnung	Handwerkersoftware etwa HERO Select ab 69 € im Monat oder Craftnote Büro Plus 49,90 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung; Einführung der E-Rechnung im Schnitt knapp 3.000 € einmalig (ZDH 2026)	Rechnungen sich als XRechnung oder ZUGFeRD im passenden Profil ausgeben lassen
4. Termine und Einsatz	je nach Software	der Monteur den Auftrag auf dem Handy sieht, ohne im Büro anzurufen
5. Baustelle dokumentieren	je nach Software	Fotos und Zeiten am Auftrag hängen und in die Rechnung fließen
6. KI für Routine	Monatsabo, je nach Umfang	Anrufe angenommen werden, während alle auf der Baustelle sind

1. Gefunden werden

Ein vollständiges Google-Profil und eine Website mit einer Seite je Leistung und Ort erhöhen die Chance, dass Kunden Sie bei einer Suche finden. Wie weit das reichen kann, zeigt ein Fall aus der Immobilienbranche: Für Mezzarano Wüstenrot Immobilien, ein Maklerbüro in Hermeskeil, haben wir die Website gebaut. Auf die Frage nach dem besten Makler vor Ort nennt ChatGPT Sandro Mezzarano als „Meine erste Empfehlung“ (Aufnahme vom 22.10.2026). Was auf die Seiten gehört, zeigt der Ratgeber Homepage für Handwerker, alle Wege zu neuen Aufträgen der Vergleich Handwerker Aufträge finden.

2. Anfragen sammeln

Die Wege werden mehr: 62 % der Betriebe nutzen Messenger wie WhatsApp für die interne oder externe Kommunikation, alle befragten Betriebe E-Mail und Telefon (Bitkom-Studie 2025). Landen diese Anfragen an einem Ort, zusammen mit den Kontakten aus Portalen wie MyHammer, sehen Sie, was offen ist, und können schneller antworten. Wie das geht und wann sich dafür ein eigenes Programm lohnt, steht im Ratgeber CRM für Handwerker.

3. Angebot und Rechnung

Mit Vorlagen tippen Sie Adresse, Positionen und Texte nicht bei jedem Auftrag neu. Bei Rechnungen an Firmenkunden reicht ab 2027 oder 2028 in der Regel kein PDF mehr. Welche Frist für Sie gilt, zeigt der Abschnitt zur E-Rechnung.

4. Termine und Einsatz

Ein gemeinsamer Kalender und eine Auftragsmappe auf dem Handy ersetzen den Zettel am Kühlschrank im Büro. Die Monteure sehen Adresse, Auftrag und Fotos, das Büro sieht, wer wo ist.

5. Baustelle dokumentieren

Fotos, Aufmaß und Arbeitszeit direkt auf der Baustelle erfassen lohnt sich, sobald die Schritte davor laufen. Sonst landen die Daten in einer App, die mit Angebot und Rechnung nicht verbunden ist.

6. KI für Routine

KI hilft dort, wo sich Arbeit wiederholt: Anrufe annehmen, wenn alle auf der Baustelle sind, Fragen im Chat beantworten, einen ersten Entwurf für ein Angebot schreiben. Einsatzfelder mit Aufwand und Grenzen beschreibt der Ratgeber KI im Handwerk.

Wir halten Schritt 5 als Einstieg für überschätzt. Eine App für die Baustelle bringt wenig, solange Anfragen auf Zetteln liegen und die Rechnung von Hand getippt wird. Wer mit Schritt 1 und 2 anfängt, sieht schneller, ob sich der Aufwand lohnt, nämlich an den Anfragen.

Kurzfazit: Fangen Sie bei Sichtbarkeit und Anfragen an. Eine Baustellen-App lohnt sich erst, wenn Angebot und Rechnung digital laufen.

Digitalisierung und Fachkräfte: was Ihre Azubis beitragen

Den Fachkräftemangel nennen 75 % der Betriebe als zentrales Problem, und 54 % befürchten, ohne digitale Technologien im Wettbewerb um Fachkräfte ins Hintertreffen zu geraten (Bitkom-Studie 2025). Gleichzeitig sagen 76 % der Betriebe, ihre Mitarbeitenden bräuchten mehr Digitalkompetenz.

Eine Hilfe sitzt oft schon im Betrieb: Laut Bitkom vom 28.08.2025 profitieren 54 % der ausbildenden Betriebe bei der Digitalisierung vom Wissen ihrer Auszubildenden, und 80 % nutzen digitale Kanäle, um Nachwuchs anzusprechen. Geben Sie dem Azubi die Aufgabe, das Google-Profil zu pflegen oder die Fotos der Baustelle hochzuladen. Das entlastet Sie und kann Bewerbern zeigen, dass Ihr Betrieb nicht stehen geblieben ist.

Ist die E-Rechnung im Handwerk Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen andere Unternehmer Ihnen E-Rechnungen ohne Ihre Zustimmung schicken, Sie müssen sie also empfangen können. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen nur für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland sitzen, nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG (Rechtsstand Oktober 2026). Für Rechnungen an Privatkunden gilt diese Pflicht nicht.

Was	Ab wann	Grundlage
E-Rechnungen von Lieferanten empfangen	seit 01.01.2025	§ 14 Abs. 1 Satz 5 und Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG
Papier, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers, an Unternehmer noch erlaubt	Leistung bis 31.12.2026 und Rechnung bis 31.12.2026 verschickt	§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG
dasselbe, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres höchstens 800.000 € betrug	Leistung in 2027 und Rechnung bis 31.12.2027 verschickt	§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG
Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag	immer ohne E-Rechnungsformat möglich	§ 33 UStDV
Kleinunternehmer nach § 19 UStG	dürfen immer ohne E-Rechnungsformat abrechnen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können	§ 34a UStDV; Empfang: § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG
Rechnungen an Privatkunden	keine E-Rechnungspflicht, bei steuerpflichtigen Arbeiten am Grundstück aber Rechnung binnen sechs Monaten	§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Das Format muss in der Regel der europäischen Norm entsprechen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Laut ZDH heißt das in Deutschland:

• XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL
• zum Lesen eingehender E-Rechnungen eine kostenlose Software im ELSTER-Portal

Im richtigen Format lassen sich die Rechnungsdaten maschinell weiterverarbeiten, zum Beispiel in der Buchhaltung. Reibungslos läuft das noch nicht überall, wie eine Umfrage des ZDH unter 1.926 Betrieben zeigt. Sie lief im Januar und Februar 2026. Die einmaligen Einführungskosten lagen laut Pressemitteilung des ZDH im Schnitt der befragten Betriebe bei knapp 3.000 €, und erst gut ein Drittel stellt selbst E-Rechnungen aus. Für einen Drei-Personen-Betrieb, der fast nur an Privatkunden rechnet, fühlt sich das nach viel Geld für eine Pflicht an, die ihn kaum betrifft. Der ZDH fordert, die Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz um ein Jahr auf den 01.01.2028 zu verschieben, weil die überarbeitete europäische Norm erst spät kommt (ZDH kompakt). Beschlossen ist das nicht (Stand Oktober 2026), es gelten die Fristen aus der Tabelle. Was sonst auf eine Rechnung gehört, steht im Ratgeber Handwerkerrechnung.

Kurzfazit: Empfangen ist Pflicht, ausstellen erst an Unternehmer und je nach Umsatz ab 2027 oder 2028.

Hürden bei der Digitalisierung: was Betriebe bremst

Die größte Hürde der Digitalisierung im Handwerk sind laut Bitkom-Studie 2025 Bedenken bei IT-Sicherheit und Datenschutz, die 96 % der Betriebe als Hemmnis nennen (Mehrfachnennung möglich). Dahinter folgen hohe Investitionskosten (69 %) und die schleppende Digitalisierung der Behörden (63 %). Nur 23 % beklagen geringes Interesse der Kunden.

Gegen hohe Kosten hilft es aus unserer Sicht, klein anzufangen und jeden Schritt am Ergebnis zu messen. Auf das Tempo der Behörden haben Sie keinen Einfluss. Zum Datenschutz steht weiter unten, was Sie bei jedem Programm fragen sollten.

Beispiel: 38,5 Stunden Verwaltung pro Woche

Wie viel Zeit in der Verwaltung steckt, zeigt ein Fall aus der Immobilienbranche. Patrick Beier, Sachverständiger aus Stade (Beier & Partner Immobilienbewertung), hatte im Backoffice 38,5 Stunden Verwaltung pro Woche: Anfragen gingen von Hand ins CRM, Verträge wurden händisch nachverfolgt. Die Zusammenarbeit begann mit dem Ziel, die Mitarbeitenden bei eingehenden Anfragen zu entlasten. Daraus hat sich nach seinen Worten ein Vertriebskanal entwickelt, der „rund um die Uhr aktiv“ ist, allein der Chat auf der Website bringt 5 bis 10 qualifizierte Gutachten-Anfragen im Monat. Dazu kam unsere digitale Prozesskette fürs Backoffice samt KI-Prüfung der Gutachten. Seitdem ist der Verwaltungsaufwand um über 30 % gesunken, und keine Anfrage geht mehr verloren.

Rechnung	Wert
Verwaltung vorher (Beier & Partner, Immobilienbranche)	38,5 Stunden pro Woche
Eingespart durch die digitale Prozesskette samt KI-Prüfung	über 30 %, also über 11,5 Stunden pro Woche
Auf vier Wochen gerechnet	über 46 Stunden im Monat
Für Ihren Betrieb	Ihre Bürostunden pro Woche × eingesparter Anteil × Ihr Stundenverrechnungssatz

Lohnt sich das für kleine Betriebe?

59 % der Betriebe halten digitale Anwendungen nur für größere Betriebe für wirtschaftlich (Bitkom-Studie 2025). Bei 80,4 % Unternehmen mit weniger als zehn Personen wäre das ein Problem für vier von fünf Unternehmen. Wir sehen es anders: Gerade im kleinen Betrieb, in dem der Inhaber selbst ans Telefon geht und abends Rechnungen schreibt, gehen gesparte Bürostunden direkt an den Chef zurück. Ein Google-Profil und ein einfaches CRM kosten wenig oder nichts und brauchen keine Programmierung.

Für den Datenschutz fragen Sie bei jedem Programm, das Kundendaten in der Cloud speichert, nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung und danach, wo die Daten liegen.

Kurzfazit: Messen Sie jeden Schritt an gesparten Stunden oder neuen Anfragen. Ein Programm, das nach drei Monaten keins von beidem zeigt, kündigen Sie wieder.

Förderung und Beratung 2026: was noch läuft

Für die Digitalisierung im Handwerk gibt es 2026 noch die Beratung der Handwerkskammern, die BAFA-Beratungsförderung bis 31.12.2026, das INQA-Coaching und einzelne Landesprogramme. Die bekannten Bundesprogramme sind ausgelaufen: „Digital Jetzt“ zum 31.12.2023 (IHK Bonn), „go-digital“ mit den letzten Bewilligungen bis 31.12.2024 (handwerksblatt).

Angebot	Stand Oktober 2026	Quelle
Digitalisierungsberatung der Handwerkskammer	läuft; die HWK Koblenz etwa berät Betriebe „kostenfrei vor Ort“ (Stand August 2025)	HWK Koblenz
BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen	Richtlinie gilt bis 31.12.2026, Nachfolge uns nicht bekannt; gefördert werden 50 % (alte Länder mit Berlin und Region Leipzig) oder 80 % (neue Länder, Regionen Lüneburg und Trier) von höchstens 3.500 € Beratungskosten; Antrag vor dem Beratungsvertrag	BAFA, ZDH-Leitstelle
Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk	zum 30.06.2026 ausgelaufen; ein Nachfolger ist für Mitte 2027 geplant, die Förderzusage steht aus (DHZ, 20.10.2026)	handwerkdigital.de
Digitalbonus Bayern	läuft bis 31.12.2027, bis 7.500 € (Standard) oder 30.000 € (Plus), bis 50 %; weniger als 50 Mitarbeiter, Betriebsstätte in Bayern, nicht vor dem Antrag beginnen	Digitalbonus Bayern
Baden-Württemberg	Darlehen der L-Bank mit Tilgungszuschuss, darin die Digitalisierungsprämie des Landes (5 % bei Vorhaben bis 250.000 €)	L-Bank
INQA-Coaching des Bundes	80 % Förderung für kleine und mittlere Unternehmen, Themen unter anderem digitaler Wandel; Einstieg über eine INQA-Beratungsstelle	INQA

Kurzfazit: Digital Jetzt und go-digital sind ausgelaufen, das Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk ebenfalls. Für Beratung bleiben das BAFA-Programm (bis Ende 2026) und das INQA-Coaching. Fragen Sie Ihre Kammer, welche Landesprogramme offen sind.

Häufige Fragen

Was bedeutet Digitalisierung im Handwerk?

Digitalisierung im Handwerk heißt, die Stationen eines Auftrags digital zu verbinden: Anfrage, Angebot, Ausführung und Rechnung. Im besten Fall tippt niemand eine Kundenadresse zweimal ab, von der Anfrage bis zur Rechnung. Laut Bitkom-Studie 2025 bieten 85 % der Betriebe schon mindestens einen digitalen Service an, am häufigsten den digitalen Versand von Angeboten.

Welche Beispiele gibt es für die Digitalisierung im Handwerk?

Typische Beispiele sind ein vollständiges Google-Profil, Online-Terminbuchung, digitale Angebote und Rechnungen, eine Auftragsmappe auf dem Handy, Zeiterfassung per App und eine KI, die Anrufe annimmt. 48 % der Betriebe bieten laut Bitkom schon eine Online-Terminbuchung an.

Welche 4 Schritte der Digitalisierung gibt es?

Eine Studie der TU München mit der Handwerkskammer für München und Oberbayern (Befragung 2016/17) gliedert die Digitalisierung nach den vier Stationen eines Auftrags: Auftragserlangung, Auftragsvorbereitung, Auftragserbringung und Auftragsnachbereitung. Digitalisieren Sie sie nicht gleichzeitig, sondern beginnen Sie bei der Auftragserlangung.

Hat das Handwerk noch Zukunft?

Ja. Ende 2025 zählte der ZDH 1.038.126 Betriebe und 346.388 Auszubildende. 89 % der Betriebe bewerten die Digitalisierung positiv, nur 6 % sehen sie als Risiko (Bitkom-Studie 2025). Unsere Einschätzung: Die Arbeit auf der Baustelle bleibt Handarbeit, digital werden vor allem Anfrage, Angebot, Termin und Rechnung.

Was kostet die Digitalisierung eines Handwerksbetriebs?

Die Kosten hängen am Schritt: Das Google-Profil ist kostenlos, Handwerkersoftware gibt es im Monatsabo, und die Einführung der E-Rechnung kostete die Betriebe in der ZDH-Umfrage 2026 im Schnitt knapp 3.000 € einmalig. Fragen Sie vorher bei Ihrer Kammer oder einer INQA-Beratungsstelle nach Förderung.

Nächster Schritt

Am einfachsten fangen Sie bei Schritt 1 an, dem Gefundenwerden, denn dort kommen die Aufträge herein, die sich lohnen. Unsere kostenlose Potenzialanalyse zeigt Ihnen, wie oft in Ihrer Region nach Ihren Leistungen gesucht wird und wo Ihr Betrieb bei Google und in der KI-Suche steht. Ihre Ansprechpartner sind von Anfang an die Gründer.