CRM für Handwerker: Wann es sich lohnt, Anbieter und Kosten

Kurz gesagt:

• Ein CRM sammelt Anfragen bis zum Auftrag, ab dem Angebot übernimmt die Handwerkersoftware.
• Faustregel: Ein eigenes CRM lohnt sich, wenn neue Anfragen über mehr als zwei Wege kommen und Sie über Wochen nachfassen, etwa bei Sanierungen.
• Kostenlose Einstiege gibt es bei HubSpot und CentralStation, bezahlte Pauschalpakete ab rund 7,50 € je Nutzer und Monat (Stand 25.10.2026).
• Im Test zählen zwei Dinge: Jede Anfrage landet im CRM, und die Übergabe in die Handwerkersoftware klappt ohne Abtippen.

Ein CRM für Handwerker ist ein Programm, in dem jede Anfrage und jeder Kundenkontakt an einem Ort steht, vom ersten Anruf bis zum unterschriebenen Angebot. Die hier verglichenen CRM-Pakete kosten laut Herstellerseiten 0 bis 79 € je Nutzer und Monat (netto, Stand Oktober 2026). Gebraucht wird es dort, wo Anfragen über viele Wege kommen, und das sind im Handwerk viele. Laut der Bitkom-Studie „Digitalisierung des Handwerks“ (Befragung Juni und Juli 2025; Bitkom ist der Branchenverband der Digitalwirtschaft) nutzen alle 504 befragten Handwerksbetriebe für die interne oder externe Kommunikation E-Mail, Smartphone und Festnetz, 62 % zusätzlich Messenger wie WhatsApp. Und 85 % der Betriebe sagen dort, ihre Kunden erwarten ständige Erreichbarkeit.

Was ist ein CRM für Handwerker? Abgrenzung zur Handwerkersoftware

Ein CRM (Customer Relationship Management, auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement) hält fest, wer angefragt hat, über welchen Weg, was er will und wann Sie sich zuletzt gemeldet haben. Eine Handwerkersoftware rechnet dagegen ab dem Auftrag: Angebot, Aufmaß, Material, Zeiterfassung, Rechnung.

Aufgabe	CRM	Handwerkersoftware
Anfrage aufnehmen (Telefon, Formular, Mail, Chat, Portal)	Kern	oft nur Formular oder manuell
Nachfassen, Erinnerungen, Wiedervorlage	Kern	teilweise
Angebot, Aufmaß, Kalkulation	höchstens einfache Angebote, kein Aufmaß, keine Kalkulation	Kern
Einsatzplanung, Zeiterfassung, Bautagebuch	nein	Kern
Rechnung, Mahnung, Übergabe an Steuerberatung	nein	Kern
Wartungserinnerung an Bestandskunden	ja	teilweise

Manche Anbieter von Handwerkersoftware nennen ihre Kundenverwaltung CRM, STREIT zum Beispiel. HERO spricht von einer digitalen Kundenkartei. Für Stammdaten und Projektakte reicht das. Ob sie auch die Zeit vor dem Auftrag abdeckt, also Anfragen aus allen Kanälen und das Nachfassen, prüfen Sie am besten im Test.

Ein CRM für Handwerker sortiert aber nur, was drinsteht. Für mehr Anfragen nach den Aufträgen, die sich lohnen, sorgt nicht das CRM, sondern Ihre Sichtbarkeit, etwa bei Google und in der KI-Suche (Marketing für Handwerker). Wie das aussehen kann, zeigt ein Fall aus der Immobilienbranche: Das Sachverständigenbüro Scheffler Immobilienbewertung stand bei Suchen in Luckenwalde zwei Monate nach dem Start mit unseren Artikeln und Unterseiten bei Google und in den KI-Suchen vor Heid Immobilienbewertung (Aufnahme vom 14.09.2026). Heid zählt zu den deutschlandweit sichtbarsten Sachverständigenbüros.

Kurzfazit: Die Handwerkersoftware fängt beim Angebot an. Alles, was vorher passiert, vom ersten Rückruf bis zum Nachfassen, gehört ins CRM.

Wann lohnt sich ein CRM neben der Handwerkersoftware?

Unsere Faustregel: Ein CRM für Handwerker lohnt sich neben der Handwerkersoftware, wenn neue Anfragen über mehr als zwei Wege kommen, etwa Telefon, Website-Formular und Portal, und zwischen Anfrage und Auftrag Wochen mit Besichtigung und Nachfassen liegen. Es braucht beides. Kommen Anfragen fast nur per Telefon und ist der Auftrag nach einem Termin entschieden, reicht die Kundenverwaltung Ihrer Handwerkersoftware.

Jede Anfrage, die liegen bleibt, kann Sie einen ganzen Auftrag kosten, wenn der Kunde inzwischen einen anderen Betrieb fragt. Laut einer Studie im Harvard Business Review von 2011, deren Mitautor einen Anbieter von Vertriebssoftware leitete, antworteten von 2.241 US-Firmen 37 % binnen einer Stunde auf eine Online-Anfrage und 23 % nie. Wer binnen einer Stunde Kontakt aufzunehmen versuchte, hatte eine fast siebenmal so hohe Chance, den Kontakt zu qualifizieren, wie eine Stunde später. Eine vergleichbare Messung für deutsche Handwerksbetriebe haben wir nicht gefunden.

Checkliste: Brauchen Sie ein eigenes CRM?

• Anfragen kommen über Telefon, Website, Mail, WhatsApp und Portale, und niemand sieht alle an einem Ort
• Zwischen Anfrage und Auftrag liegen Besichtigung, Angebot und mindestens ein Nachfassen
• Mehr als eine Person nimmt Anfragen an, auch Ehepartner oder Büro in Teilzeit
• Sie wissen nicht, wie viele Anfragen im letzten Monat ohne Antwort geblieben sind
• Sie wollen Bestandskunden an Wartung oder Folgeaufträge erinnern

Bei Punkt vier wird es unbequem: Wer die Zahl nicht kennt, kann auch nicht sagen, wie viele Aufträge daran hängen. Treffen die Punkte eins und zwei zu, würden wir ein CRM testen, die übrigen machen es dringender.

Kurzfazit: Zählen Sie Ihre Anfragekanäle und die Wochen bis zum Auftrag. Daran hängt die Entscheidung mehr als an der Betriebsgröße.

Anfragen aus Telefon, Website, Chat und Portalen an einem Ort

Ein CRM für Handwerker bringt Ihnen nur etwas, wenn jede Anfrage darin landet, am besten automatisch. Diese fünf Eingänge kommen im Handwerk vor:

1. Telefon: Anrufe mit Nummer und Notiz, auch die verpassten. Einige CRM verbinden sich mit der Telefonanlage, CentralStation etwa mit sipgate.
2. Website-Formular: Das Formular schreibt direkt ins CRM, statt eine Mail zu schicken. Was auf eine Homepage gehört, damit überhaupt Anfragen kommen, steht im Ratgeber Homepage für Handwerker.
3. Chat auf der Website: Der Chat fragt Leistung, Ort und Wunschtermin ab und übergibt den Kontakt.
4. Mail und WhatsApp: Mails leiten Sie in ein Postfach weiter, das das CRM liest. WhatsApp-Nachrichten lassen sich so nicht weiterleiten. Bindet Ihr CRM WhatsApp nicht direkt an, legen Sie den Kontakt von Hand an, mit Herkunft „WhatsApp“.
5. Portale wie MyHammer oder Check24: Kontakte von Hand übernehmen, mit Portal als Herkunft. Was Portale kosten, steht im Vergleich MyHammer Alternative.

Unsere eigenen Zahlen stammen aus der Immobilienbranche. Die Technik dahinter, Anruf annehmen und Kontakt mit Daten ins CRM schreiben, hängt nicht an der Branche. Beim Maklerbüro FALC Immobilien in Hildesheim banden Anrufe täglich Zeit im Sekretariat, und außerhalb der Bürozeiten nahm niemand ab. Die Wende: Bei FALC führte unser KI-Sprachassistent auf der bestehenden Nummer in drei Wochen 21 Gespräche vollautomatisch. Aus diesen Gesprächen wurden 7 qualifizierte Anfragen, die er mit Kontaktdaten direkt ins CRM übergab. Beim Sachverständigenbüro Beier & Partner Immobilienbewertung trugen Mitarbeiter Anfragen vorher von Hand ins CRM ein. Seit unser System jede Anfrage sofort erfasst und zuordnet, geht dort keine mehr verloren.

Kurzfazit: Verbinden Sie zuerst die Eingänge mit dem CRM. Was von Hand übertragen werden muss, bleibt eher liegen.

CRM-Anbieter für Handwerker und Kosten im ersten Jahr

Die hier verglichenen CRM-Pakete kosten laut Herstellerseiten zwischen 0 € und 79 € je Nutzer und Monat (netto, Stand 25.10.2026). Je Nutzer gerechnet am günstigsten sind die Pauschalpakete von CentralStation: Team kostet 25 € für drei Nutzer, rund 8 € je Nutzer, die größeren Pakete liegen knapp darunter. Am teuersten ist Pipedrive Ultimate mit 79 € je Nutzer bei jährlicher Abrechnung.

Anbieter (Herstellerseite, Stand 25.10.2026)	Art	Einstieg laut Hersteller, netto	Kostenlos möglich	Anbindung laut Hersteller
CentralStationCRM	reines CRM	Team 25 € / Monat für 3 Nutzer, Small Office 79 € für 10 Nutzer	Starter: 3 Nutzer, 200 Kontakte	Webformular, sipgate, Mail-Ablage, Stammdaten und Dokumente nur in Deutschland gespeichert
Pipedrive	reines CRM	Lite 14 € bis Ultimate 79 € je Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung (Lite 168 € im Jahr)	Test 14 Tage	Mail-Synchronisation ab Growth (39 €)
HubSpot	reines CRM	Starter regulär 20 € je Lizenz und Monat, befristet für Neukunden ab 7 € bei jährlicher Vorauszahlung	ja: 2 Nutzer, 1.000 Kontakte	Formulare, Livechat, Mail
HERO	Handwerkersoftware mit Kundenverwaltung	Select ab 69 € / Monat bei jährlicher, 79 € bei monatlicher Zahlung, inkl. 1 Lizenz	Test 14 Tage	digitale Kundenkartei, Angebot, Rechnung
Craftnote	Handwerkersoftware mit Projekten	Büro 29,90 €, Büro Plus mit Angeboten und Rechnungen 49,90 € je Nutzer und Monat, jährliche Abrechnung	Test 30 Tage	Projekte; Angebote und Rechnungen in Büro Plus
STREIT Software	Handwerkersoftware mit CRM-Modul	Preis auf Anfrage	nein	Telefonanlage laut Anbieter

Für ein Jahr ergibt das grob folgende Kosten, jeweils netto und nur das Abo (Annahme: keine Zusatzmodule, Deckungsbeitrag 3.000 € je Sanierung):

Betrieb	Beispiel	Abo im ersten Jahr	Entspricht Sanierungsaufträgen
Inhaber plus Büro, wenige Anfragen	HubSpot kostenlos oder CentralStation Starter	0 €	0
3 Personen nehmen Anfragen an	CentralStation Team	300 €	0,1
3 Personen nehmen Anfragen an	Pipedrive Lite, 3 × 168 €	504 €	0,17
10 Personen	CentralStation Small Office	948 €	0,32
Noch keine Handwerkersoftware, nur Excel oder Papier	zuerst Handwerkersoftware, etwa HERO Select (jährlich); CRM erst ab mehr als zwei Anfragewegen	828 €	0,28

Dazu kommt Ihre Zeit für die Einrichtung: Kontakte übernehmen, Formular anbinden, Ablauf festlegen. Rechnen Sie mit zwei bis drei Arbeitstagen (Annahme). Prüfen Sie dabei zuerst die Übergabe in die Handwerkersoftware.

Kurzfazit: Bei 3.000 € Deckungsbeitrag je Sanierung (Annahme) kostet selbst das größte Beispiel im ersten Jahr weniger als ein verlorener Auftrag.

Worauf Sie im Test achten: Übergabe, App, Erinnerungen

Im Test zählt vor allem die Übergabe vom CRM in die Handwerkersoftware, sobald aus der Anfrage ein Angebot wird. Ab dann führt die Handwerkersoftware. Das CRM merkt sich nur noch, dass dieser Kontakt Kunde geworden ist. Klappt diese Übergabe nicht, tippen Sie Name, Adresse und Wunsch zweimal ab, und genau das wollten Sie mit dem CRM vermeiden.

Prüfen Sie deshalb im Test fünf Punkte:

• Lassen sich Kontakte per Schnittstelle oder wenigstens per Export in Ihre Handwerkersoftware übernehmen? Wenn keine direkte Schnittstelle besteht, verbinden Werkzeuge wie Zapier oder Make zwei Programme ohne Programmierung, wie unser Beispiel für Makler zu Make und Zapier zeigt.
• Gibt es eine App, mit der Sie auf der Baustelle eine Anfrage anlegen oder einen Rückruf abhaken?
• Können Sie Fotos, Pläne und den Wunschtermin an den Kontakt hängen, damit beim Besichtigungstermin alles da ist?
• Erinnert das CRM Sie an den Rückruf und an das Nachfassen nach dem Angebot?
• Sehen Sie am Monatsende, wie viele Anfragen über welchen Weg kamen und wie viele davon Aufträge wurden?

Kurzfazit: Ein Handwerker-CRM ohne saubere Übergabe ist eine zweite Kartei. Testen Sie die Übergabe, bevor Sie Daten übernehmen, und klären Sie vorher, was Sie speichern dürfen.

Datenschutz und Aufbewahrung: was das CRM speichern darf

Ein CRM darf die Daten einer Anfrage speichern, solange Sie sie für Angebot und Auftrag brauchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Anfrage des Kunden). Die Handwerkskammer Chemnitz schreibt dazu, dass Betriebe Kundendaten für vorvertragliche Maßnahmen wie den Kostenvoranschlag und für die Abwicklung des Auftrags erheben, speichern und nutzen dürfen.

Was im CRM steht	Wie lange	Grundlage
Anfrage, aus der kein Angebot wurde	löschen, wenn Sie sie nicht mehr brauchen und keine Aufbewahrungspflicht greift; legen Sie eine Frist fest, etwa 6 Monate nach dem letzten Kontakt (unser Vorschlag), und klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob Anfragen per Mail bei Ihnen als Geschäftsbrief gelten	Art. 17 Abs. 1 lit. a, Abs. 3 lit. b DSGVO
Angebote und Mails, die einen Auftrag anbahnen, abschließen oder abwickeln (Handels- und Geschäftsbriefe)	6 Jahre, wenn Sie Bücher führen müssen; ob Angebote ohne Auftrag dazugehören, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung	§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO
Rechnungen und Buchungsbelege	8 Jahre (seit 01.01.2025 nach dem Bürokratieentlastungsgesetz IV)	§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG
CRM-Anbieter speichert Ihre Kundendaten	nur mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung	Art. 28 Abs. 3 DSGVO
Wartungserinnerung per Mail an Bestandskunden	ohne Einwilligung nur, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind: Adresse aus einem Auftrag, Werbung für eigene ähnliche Leistungen, kein Widerspruch des Kunden, Hinweis auf das Widerspruchsrecht schon bei der Erhebung und in jeder Mail	§ 7 Abs. 3 UWG

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist bei Cloud-CRM Pflicht. Die Handwerkskammer München schreibt dazu: Wer Daten durch externe Dienstleister verarbeiten lässt, muss einen entsprechenden Vertrag abschließen.

Kurzfazit: Ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung kein Cloud-CRM, und fragen Sie vor dem Kauf, wo die Daten liegen.

So führen Sie ein CRM in 30 Tagen ein

Ein CRM für Handwerker führen Sie in vier Wochen ein, wenn Sie jede Woche nur einen Schritt machen und mit den Eingängen anfangen.

1. Woche 1: Ein Programm testen, alle Kontakte aus Handy und Mail übernehmen, Herkunft je Kontakt festlegen (Telefon, Website, Portal, Empfehlung, Flyer).
2. Woche 2: Website-Formular und Mail anbinden. Für Flyer und Fahrzeug eine eigene Rufnummer nutzen, damit Sie sehen, was sie bringen (Ratgeber Flyer für Handwerker).
3. Woche 3: Den Ablauf festlegen. Wer ruft binnen welcher Frist zurück, wann wird nachgefasst, wann ist eine Anfrage erledigt.
4. Woche 4: Die erste Auswertung. Wie viele Anfragen kamen über welchen Weg, wie viele wurden Aufträge? Diese Zahlen brauchen Sie für die Rechnung je Auftrag aus dem Vergleich Werbung für Handwerker.

Legen Sie in Woche 3 auch fest, wer das CRM pflegt. Pflegt es nur eine Person, fehlen die Anfragen der anderen.

Kurzfazit: Legen Sie fest, dass eine Anfrage erst als angenommen gilt, wenn sie im CRM steht.

Häufige Fragen

Was kostet ein CRM-System für Handwerker im Monat?

Bei den hier verglichenen Paketen zwischen 0 und 79 € je Nutzer. HubSpot und CentralStation haben kostenlose Stufen mit Grenzen bei Nutzern und Kontakten. CentralStation Team kostet 25 € pauschal für drei Nutzer, Pipedrive 14 bis 79 € je Nutzer (jährliche Abrechnung), HubSpot Starter regulär 20 € je Lizenz (alle netto, Herstellerseiten, Stand 25.10.2026).

Welche drei Arten von CRM gibt es?

Operatives, analytisches und kommunikatives CRM. Das operative hilft bei Anfragen, Terminen und Nachfassen, das analytische wertet aus, woher Aufträge kommen, das kommunikative bündelt Telefon, Mail und Chat. Oft wird als vierte Art das kollaborative CRM genannt. Für Handwerksbetriebe zählen vor allem das operative und das kommunikative.

Was ist die beste Software für Handwerker, CRM oder Handwerkersoftware?

Das hängt an der Aufgabe. Für Angebot, Aufmaß und Rechnung eine Handwerkersoftware wie HERO oder Craftnote, für Anfragen und Nachfassen ein CRM wie CentralStation, HubSpot oder Pipedrive. Hat Ihre Handwerkersoftware eine Kundenverwaltung und kommen Anfragen über ein oder zwei Wege, reicht diese. Ein eigenes Handwerker-CRM lohnt sich, wenn Anfragen über viele Kanäle kommen und Sie mehrmals nachfassen.

Gibt es ein kostenloses CRM für Handwerker?

Ja. HubSpot ist laut Hersteller für bis zu zwei Nutzer und 1.000 Kontakte kostenlos, CentralStation Starter für drei Nutzer und 200 Kontakte (Stand 25.10.2026). Für einen kleinen Betrieb reicht das für den Anfang.

Welche KI-Software ist für Handwerker geeignet?

Naheliegend ist KI dort, wo Anfragen ankommen, also am Telefon und im Chat auf der Website. Dazu kommt der erste Entwurf eines Angebots. Laut Bitkom-Studie 2025 nutzen erst 4 % der Handwerksbetriebe KI. Achten Sie darauf, dass das Werkzeug seine Ergebnisse direkt ins CRM übergibt.

Nächster Schritt

Mit dem CRM sehen Sie zum ersten Mal schwarz auf weiß, wie viele Anfragen kommen. Ob mehr lohnende Aufträge drin wären, zeigt unsere kostenlose Potenzialanalyse: wie oft in Ihrer Region nach Ihren Leistungen gesucht wird und wo Ihr Betrieb bei Google und in der KI-Suche steht. Ihre Ansprechpartner sind von Anfang an die Gründer.