Maklersoftware Vergleich 2026: onOffice, Propstack, Pipedrive und Co. – welches System passt zu deinem Büro?

Die beste Maklersoftware gibt es nicht. Es gibt nur die richtige Software für dein Büro, deinen Workflow und dein Budget. Wer mit fünf Objekten arbeitet, braucht ein anderes System als jemand mit 200. Wer täglich Portale bespielt, hat andere Anforderungen als ein Sachverständiger, der Gutachtenaufträge verwaltet.

Dieser Vergleich ordnet die wichtigsten Systeme ein – ehrlich, mit Stärken und Schwächen. Transparenz-Hinweis: Sunside AI ist Pipedrive-Partner. Wir erklären trotzdem, wann ein anderes System die bessere Wahl ist.

Die fünf Systeme im Überblick

Bevor wir ins Detail gehen, die Kurzversion. Wer wenig Zeit hat, findet hier die Zuordnung nach Bürotyp:

onOffice – Für etablierte Maklerbüros ab 10 Mitarbeitern, die intensiv mit Immobilienportalen arbeiten und ein Rundum-System suchen.

Propstack – Für technikaffine Maklerbüros, die eine moderne Oberfläche und KI-Features schätzen und bereit sind, dafür zu zahlen.

Pipedrive – Für vertriebsorientierte Makler, Sachverständige und kleine Teams, die Flexibilität und schnelle Einrichtung brauchen.

FlowFact – Für Bestandskunden und Büros, die bereits im Immobilien24-Ökosystem arbeiten.

HubSpot CRM – Für marketingorientierte Büros, die Content, Social Media und Vertrieb auf einer Plattform wollen. Kostenloser Einstieg möglich.

onOffice: Der Platzhirsch

onOffice ist der Marktführer unter den deutschen Maklersoftware-Systemen. Seit über 20 Jahren am Markt, wird es von tausenden Maklerbüros eingesetzt.

Was onOffice gut macht: Die Portalanbindung ist die größte Stärke. Objekte lassen sich direkt aus dem System auf ImmoScout24, Immowelt und weitere Portale veröffentlichen. Der Anfragenmanager automatisiert Standard-Antworten auf Portalanfragen. Exposé-Erstellung, Objektverwaltung und Kontaktmanagement sind eng verzahnt. Für Büros, deren Alltag aus Portalvermarktung besteht, spart das echte Stunden.

Wo onOffice Schwächen hat: Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu moderneren Systemen altbacken. Das Onboarding dauert drei bis sechs Wochen, teilweise länger. Die Automatisierungsmöglichkeiten sind begrenzt – individuelle Workflows, wie sie Pipedrive bietet, sind schwer abzubilden. Und eine klassische Vertriebspipeline mit Deal-Phasen, die du per Drag-and-Drop verschiebst? Die gibt es bei onOffice schlicht nicht. Das System denkt in Objekten und Anfragen, nicht in Deals.

Kosten: Auf Anfrage, typischerweise 50-100 Euro pro Nutzer/Monat. Onboarding-Gebühren kommen oft dazu.

Passt zu: Etablierte Maklerbüros mit 10+ Mitarbeitern und hohem Portal-Volumen.

Propstack: Der moderne Herausforderer

Propstack positioniert sich als die moderne Alternative zu onOffice – mit zeitgemäßer UI, KI-Features (PropstackAI) und Cloud-nativer Architektur.

Was Propstack gut macht: Die Benutzeroberfläche sieht aus, als wäre sie von einem aktuellen SaaS-Team gebaut worden – weil sie es ist. Portalintegration ist vorhanden. PropstackAI bietet automatisierte Objektbeschreibungen und KI-gestützte Matching-Vorschläge. Die mobile App funktioniert gut.

Wo Propstack Schwächen hat: Der Funktionsumfang ist schmaler als bei onOffice. Manche Features, die man bei einem ausgewachsenen CRM erwartet, fehlen oder sind noch im Aufbau. Die Kundenbasis ist kleiner, was bei Support-Fragen relevant sein kann. Und der Preis liegt deutlich über den universellen CRMs.

Kosten: Auf Anfrage, typischerweise im Bereich von onOffice oder darüber.

Passt zu: Technikaffine Maklerbüros, die Wert auf moderne UX legen und KI-Features direkt im CRM wollen.

Pipedrive: Der Flexible

Pipedrive ist kein Immobilien-CRM. Es ist ein universelles Vertriebs-CRM, das sich über Custom Fields, Pipelines und Integrationen an die Immobilienbranche anpassen lässt.

Was Pipedrive gut macht: Die visuelle Pipeline – das Kanban-Board für Deals – ist die beste am Markt. Du siehst auf einen Blick, wo jeder Deal steht, und verschiebst ihn per Drag-and-Drop. Der Automation-Builder ermöglicht Workflows ohne Programmierkenntnisse: automatische Follow-ups, Aufgabenerstellung bei Phasenwechsel, E-Mail-Benachrichtigungen. Die mobile App funktioniert offline und eignet sich hervorragend für Besichtigungen. 500+ Integrationen, offene API, DSGVO-konform mit EU-Servern in Frankfurt.

Was viele nicht wissen: Pipedrive bietet KI-gestützte Empfehlungen im Sales Assistant, der auf Basis deiner Deal-Aktivitäten Vorschläge macht. Und als Sunside-AI-Kunde kannst du deinen KI-Chatbot und KI-Telefonassistenten direkt an Pipedrive anbinden – Leads fließen automatisch ins CRM.

Wo Pipedrive Schwächen hat: Keine native Portalschnittstelle, keine Exposé-Erstellung, kein automatisches Matching. Du musst Objektdaten über Custom Fields selbst anlegen. Für Büros mit hohem Portal-Volumen bedeutet das zusätzliche manuelle Arbeit.

Kosten: Ab 14 Euro pro Nutzer/Monat (Lite), 39 Euro (Growth mit Automations), 59 Euro (Premium mit KI). Bei jährlicher Zahlung. 14 Tage kostenlose Testphase.

Passt zu: Solo-Makler, kleine Teams, Sachverständige, Hausverwaltungen und alle, die ein flexibles, vertriebsorientiertes CRM mit schnellem Start suchen.

FlowFact: Der Veteran

FlowFact gehört seit 2018 zur Immobilien24-Gruppe (ImmoScout24, Immowelt) und ist eines der ältesten deutschen Maklersoftware-Systeme.

Was FlowFact gut macht: Tiefe Integration ins Scout24-Ökosystem. Wer bereits ImmoScout24-Kunde ist, profitiert von kurzen Wegen bei der Portalveröffentlichung. Die Software deckt Objekt-, Kontakt- und Prozessmanagement ab.

Wo FlowFact Schwächen hat: Die Software wirkt in manchen Bereichen veraltet. Die Zukunftsstrategie der Immobilien24-Gruppe ist nicht immer transparent – wer auf FlowFact setzt, hängt von den Entscheidungen eines großen Konzerns ab. Die Automatisierungsmöglichkeiten und Integrations-Ökosysteme sind begrenzt im Vergleich zu Pipedrive oder HubSpot.

Kosten: Auf Anfrage.

Passt zu: Bestandskunden und Büros, die stark im ImmoScout24-Ökosystem verankert sind.

HubSpot CRM: Der Marketing-Allrounder

HubSpot ist kein Immobilien-CRM, aber eines der meistgenutzten CRM-Systeme weltweit. Der Vorteil: Es gibt einen dauerhaft kostenlosen Plan.

Was HubSpot gut macht: Die kostenlose Version bietet Kontaktmanagement (bis 1.000 Kontakte), Deal-Tracking, E-Mail-Integration und ein Formular-Tool. Für Makler, die stark auf Content-Marketing setzen – Blog, Newsletter, Social Media –, bietet HubSpot Marketing- und Vertriebstools auf einer Plattform. Die Automatisierung in den bezahlten Plänen ist mächtig.

Wo HubSpot Schwächen hat: Kein Immobilien-Fokus, wie bei Pipedrive. Aber: Die Pipeline-Visualisierung ist weniger intuitiv als bei Pipedrive. Die kostenlosen Funktionen reichen für den Start, aber wer ernsthaft automatisieren will, landet schnell bei teuren Plänen. Und die Komplexität des Systems kann für kleine Teams überwältigend sein.

Kosten: Kostenloser Plan verfügbar. Bezahlte Pläne ab 20 Euro/Monat (Starter) bis mehrere hundert Euro (Professional/Enterprise).

Passt zu: Makler mit starkem Marketing-Fokus, die Blog, Newsletter und CRM auf einer Plattform wollen.

Entscheidungsmatrix: Welches System für welches Büro?

Solo-Makler (1 Person, < 20 Objekte):
Erste Wahl: Pipedrive Lite (14 Euro/Monat). Schnell eingerichtet, günstig, reicht für die Grundlagen. Wenn Budget knapp: HubSpot Free als Einstieg.

Kleines Maklerbüro (2-5 Personen, 20-50 Objekte):
Erste Wahl: Pipedrive Growth (39 Euro/Nutzer/Monat). Die Automatisierungen und E-Mail-Vorlagen machen ab zwei Personen den Unterschied. Portalveröffentlichung manuell oder über Zusatztool.

Wachsendes Maklerbüro (5-20 Personen, 50+ Objekte):
Hier wird es interessant. Wenn Portalintegration entscheidend ist: onOffice oder Propstack. Wenn Vertriebssteuerung und Automatisierung wichtiger sind: Pipedrive Premium (59 Euro/Nutzer/Monat). Manche Büros fahren auch zweigleisig – Pipedrive für den Vertrieb, onOffice für die Portalsteuerung.

Sachverständige:
Erste Wahl: Pipedrive. Der Pipeline-Ansatz bildet den Gutachtenprozess gut ab. Die Custom Fields sind flexibel genug für die speziellen Anforderungen (Bewertungsanlass, Auftraggeber-Typ, Objektkategorie). Branchenspezifische CRMs bieten für Sachverständige keinen echten Mehrwert – die Portalintegration brauchen sie nicht.

Hausverwaltungen:
Pipedrive funktioniert, wenn der Fokus auf Neuakquise liegt. Für das operative Tagesgeschäft (Mieterkommunikation, Schadensmeldungen, Betriebskosten) brauchen Hausverwaltungen allerdings ein spezialisiertes ERP-System wie Domus oder Immoware. Das CRM ergänzt, ersetzt aber nicht die Verwaltungssoftware.

Der blinde Fleck: Was NACH dem CRM kommt

Die meisten Vergleichsartikel hören an dieser Stelle auf. System auswählen, einrichten, fertig. Aber die eigentliche Frage ist eine andere: Woher kommen die Daten, die ins CRM fließen?

Ein CRM ist nur so gut wie die Informationen darin. Wenn dein Team vergisst, Anrufe zu dokumentieren, E-Mails nicht zuordnet oder Website-Besucher unerkannt wieder verschwinden – dann hast du ein sauberes, leeres CRM.

Hier kommt die Verbindung zu KI-Kundenkommunikation ins Spiel. Ein KI-Chatbot auf deiner Website erfasst Leads automatisch und übergibt sie ans CRM. Ein KI-Telefonassistent dokumentiert Anrufe und erstellt strukturierte Zusammenfassungen, die automatisch zugeordnet werden. So wird das CRM nicht zur manuellen Datenpflege-Pflicht, sondern zum automatisch gefüllten Cockpit deines Vertriebs.

Bei einem unserer Kunden, einem Sachverständigenbüro, hat genau diese Kombination – Pipedrive plus KI-Chatbot – dazu geführt, dass monatlich 5 bis 10 neue qualifizierte Gutachten-Leads über die Website reinkommen. Vorher waren es fast null.

Häufig gestellte Fragen

Welche Maklersoftware ist Marktführer in Deutschland?
onOffice hat den größten Marktanteil unter den branchenspezifischen Systemen. Bei den universellen CRMs ist Pipedrive eines der meistgenutzten Systeme in der Immobilienbranche – weltweit nutzen über 100.000 Unternehmen Pipedrive, darunter viele Immobilienbüros.

Kann ich meine bestehende Maklersoftware mit Pipedrive kombinieren?
Ja. Manche Büros nutzen onOffice für die Portalsteuerung und Pipedrive für den Vertrieb. Die Datensynchronisation lässt sich über Zapier oder Make herstellen. Das ist kein Idealzustand, aber in der Praxis ein funktionierender Kompromiss.

Gibt es kostenlose Maklersoftware?
HubSpot CRM bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan. Allerdings ohne Immobilien-spezifische Features. Für universelle CRM-Funktionen (Kontakte, Deals, E-Mail-Tracking) reicht der Einstieg. Rein branchenspezifische kostenlose Maklersoftware gibt es de facto nicht.

Was kostet die günstigste brauchbare Maklersoftware?
Pipedrive Lite bei 14 Euro pro Nutzer/Monat ist der günstigste Einstieg, der tatsächlich funktioniert. HubSpot Free kostet nichts, bietet aber weniger Pipeline-Fokus. Branchenspezifische Systeme starten selten unter 50 Euro pro Nutzer/Monat.

Wie lange dauert der Umstieg von einer Maklersoftware auf eine andere?
Je nach System: Pipedrive (1-2 Wochen), Propstack (2-3 Wochen), onOffice (3-6 Wochen). Kontakte lassen sich per CSV importieren. Objektdaten und individuelle Konfigurationen brauchen mehr Aufwand. Wir empfehlen, das neue System parallel zum alten zu testen, bevor du komplett umsteigst.

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Du bist unsicher, welches System zu deinem Büro passt? Sprich mit uns – wir beraten dich als Pipedrive-Partner, sagen dir aber auch ehrlich, wenn ein anderes System besser passt.