Propstack-Automatisierungen einrichten: der Praxis-Guide

Kurz gesagt:

Aktivitätstypen (Termin, Aufgabe, Notiz, E-Mail, Brief) sind das Fundament. Wer sie schludrig anlegt, baut später auf Sand.

Automatisierungen greifen nur in selbst erstellten Pipelines. Die vorinstallierten Standard-Pipelines lassen sich nicht automatisieren. Das ist der Stolperstein Nummer eins.

Die teuerste Lücke ist die Reaktionszeit. Wer eine Eigentümeranfrage erst nach Stunden anfasst, hat sie oft schon verloren.

Und der unbequeme Teil: Eine Automatisierung ist nur so gut wie das, was oben reinkommt. Alle Anleitungen erklären dir die Klicks. Kaum eine löst das eigentliche Problem: Wer füttert die Automatisierung rund um die Uhr mit qualifizierten Eigentümeranfragen?

Wenn du Propstack-Automatisierungen einrichten willst, wirst du schnell merken: Das eigentliche Problem ist selten die Software. Propstack kann viel. Der Haken liegt darin, dass die meisten Konten mit einer Handvoll Standardeinstellungen laufen und den Rest ungenutzt lassen. Du bezahlst für einen Motor und fährst im ersten Gang. Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, wie du die Automatisierungen so aufsetzt, dass sie dir wirklich Arbeit abnehmen, wo die typischen Fallen liegen und warum das beste Workflow-Setup wertlos bleibt, wenn oben keine qualifizierten Anfragen reinkommen.

Warum die meisten Propstack-Konten unter ihren Möglichkeiten laufen

Ein CRM verwaltet Anfragen. Es gewinnt sie nicht. Diesen Satz solltest du dir merken, denn er erklärt, warum so viele Maklerbüros ein aufgeräumtes Propstack haben und trotzdem das Gefühl, dass zu wenig hinten rauskommt.

Die Verbreitung ist längst da. Laut einer Umfrage von ImmoScout24 und Propstack unter 350 Maklerinnen und Maklern nutzt jeder zweite Makler bereits CRM-Software (Quelle: Cash. / ImmoScout24 & Propstack, Stand 2026; zu beachten: Propstack ist als Mitherausgeber selbst CRM-Anbieter). Ein CRM zu haben ist also keine Auszeichnung mehr, sondern Grundausstattung. Der Unterschied zwischen den Büros entsteht danach: bei der Frage, ob das System stumpf Daten hält oder aktiv Prozesse treibt.

Und hier wird es teuer. Der größte ungenutzte Hebel ist die Reaktionszeit. Wer auf eine frische Anfrage binnen fünf Minuten reagiert, hat laut der viel zitierten Lead-Response-Forschung eine rund 21-fach höhere Chance, den Kontakt zu qualifizieren, als wer erst nach 30 Minuten zurückruft (Lead Response Management Study, Oldroyd/InsideSales, 2007; ältere Studie mit Anbieter-Interessenkonflikt, als Größenordnung zu lesen). Die Kontaktwahrscheinlichkeit fällt in der ersten Stunde um mehr als das Zehnfache. Übersetzt heißt das: Eine Eigentümeranfrage, die Freitagnachmittag reinkommt und erst Montag bearbeitet wird, ist meist keine Anfrage mehr. Sie ist eine verpasste Chance mit Zeitstempel.

Genau an dieser Stelle setzen Automatisierungen an. Sie ersetzen dich nicht, sie schließen die Lücke zwischen "Anfrage kommt rein" und "jemand kümmert sich". Die administrative Last ist real. In der branchenübergreifenden Automatisierungs-Forschung gilt manuelle Dateneingabe als Bremsklotz, der nachfolgende Prozesse ausbremst und Fehler produziert (Yarlagadda, 2017, IJCRT, unter Bezug auf McKinsey). Für dich bedeutet das: Jede Minute, die du nicht mit Copy-paste zwischen Portal und CRM verbringst, ist eine Minute mehr für das Gespräch, das den Auftrag bringt.

Kurzfazit: Propstack zu besitzen ist Standard geworden. Der Vorsprung liegt darin, wie schnell und wie automatisch dein System auf eine neue Anfrage reagiert.

Das Fundament: Aktivitätstypen richtig anlegen

Bevor du auch nur eine einzige Automatisierung baust, musst du das Fundament verstehen. In Propstack gibt es fünf Aktivitätstypen: Termine, Aufgaben, Notizen, E-Mails und Briefe (laut Propstack Hilfe-Center). Das klingt banal, ist aber der Punkt, an dem sich später alles entscheidet. Automatisierungen hängen sich an genau diese Typen und deren Kategorien.

Was sind Aktivitätstypen in Propstack?

Aktivitätstypen sind die fünf Grundhandlungen, die du im CRM protokollierst: Termine, Aufgaben, Notizen, E-Mails und Briefe. Jeder Typ lässt sich in eigene Kategorien unterteilen, etwa die Termin-Kategorie "Besichtigung". An diese Kategorien knüpfst du Folgeaktionen. Sie sind damit der Ankerpunkt jeder Automatisierung im System.

Du findest die Konfiguration unter Verwaltung > Aktivitätstypen. Klickst du dort eine Kategorie wie "Besichtigung" an, öffnet sich ein Fenster, in dem du Folgeaktionen hinterlegst. Hier legst du zum Beispiel fest: Wenn ich einen Besichtigungstermin abschließe, soll automatisch eine Aufgabe "Nachfassen beim Interessenten" entstehen.

Ein Detail, das anfangs für Verwirrung sorgt, sei hier klar benannt: Die unter "Aktivitäten zum Erfüllen der Aufgabe" hinterlegten Schritte werden dir erst beim Erledigen der Hauptaufgabe zur Auswahl angeboten, nicht schon beim Anlegen (laut Propstack Hilfe-Center). Sie sind also die Konsequenz aus dem Abschluss, keine Bedingung dafür. Wer das verwechselt, wundert sich, warum die Folgeaufgaben nicht auftauchen.

Und noch ein Effizienz-Tipp, der sich schnell auszahlt: Für wiederkehrende Aufgaben mit vielen Unterschritten lohnen sich Templates. Eine mehrstufige Checkliste jedes Mal neu einzutippen ist Zeitverschwendung. Einmal als Vorlage angelegt, ziehst du sie mit einem Klick. Den Bearbeitungsstand siehst du danach über einen Fortschrittsbalken in der Aufgabenübersicht.

Kurzfazit: Aktivitätstypen und ihre Kategorien sind das Betriebssystem deiner Automatisierungen. Nimm dir hier eine Stunde Zeit, sonst reparierst du später drei.

Schritt für Schritt: deine ersten drei Automatisierungen

Jetzt wird es praktisch. Du brauchst nicht sofort eine 20-stufige Prozesskette. Fang mit drei Automatisierungen an, die sofort spürbar Zeit sparen. Bevor du loslegst, ein Blick auf den Entscheidungsbaum, damit du den richtigen Auslöser wählst.

Entscheidungsbaum: Welcher Auslöser passt?

Willst du eine Aktion auslösen ...

├── ... wenn sich ein Deal-Status ändert?
│        → Automatisierung an der Pipeline-Phase (nur bei selbst erstellter Pipeline!)
│
├── ... wenn du eine Aktivität abschließt (Termin, E-Mail, Notiz)?
│        → Folgeaktion an der Aktivitätskategorie
│
└── ... wenn eine Anfrage von außen reinkommt (Portal, Formular)?
→ Portalanfrage-Erkennung via E-Mail/XML oder Form Builder

1. Terminbestätigung automatisch öffnen oder versenden. Der schnellste Einstieg. Legst du einen Besichtigungstermin an, kann sich direkt das E-Mail-Formular mit deinem hinterlegten Textbaustein für die Terminbestätigung öffnen oder gleich rausgehen (laut Propstack Hilfe-Center). Kein manuelles Suchen der Vorlage, kein Vergessen. Das spart pro Termin nur zwei Minuten, aber bei 15 Besichtigungen die Woche sind das über eine halbe Stunde, die du zurückbekommst.

2. Follow-up-Aufgabe bei Statuswechsel. Verschiebst du einen Deal auf "Reserviert", kann automatisch eine Aufgabe für den Objektansprechpartner entstehen (laut Propstack Hilfe-Center). Das ist der Klassiker gegen das Loch, in das reservierte Objekte gern fallen, weil sich alle denken, jemand anderes kümmert sich.

3. Portalanfrage automatisch zuordnen. Der Hebel mit dem größten Zeitwert. Eingehende Anfragen von Portalen lassen sich automatisiert verarbeiten: Kommen die Kundendaten als XML-Datei im E-Mail-Anhang an ein angebundenes Postfach, erkennt Propstack die Nachricht als Portalanfrage, sofern die Absender-Adresse als Kontaktquelle hinterlegt ist (laut Propstack Hilfe-Center). Die Anfrage landet strukturiert im CRM, statt in einem Sammelpostfach zu versauern.

Stolperstein Nummer eins: Automatisierungen funktionieren ausschließlich in selbst erstellten Pipelines oder selbst definierten Phasen. Die in Propstack vorinstallierten Standard-Pipelines kannst du weder anpassen noch mit Automatisierungen versehen (laut Propstack Hilfe-Center). Wenn deine Automatisierung partout nicht auslöst, ist das in neun von zehn Fällen der Grund. Bau dir deine eigene Pipeline, dann greifen die Regeln.

Kurzfazit: Starte mit Terminbestätigung, Follow-up bei Statuswechsel und Portalanfrage-Routing. Drei Automatisierungen, spürbarer Effekt, und du lernst die Logik, bevor du komplexer wirst.

Automatisierte Pipelines: die Customer Journey abbilden

Wenn die ersten drei Automatisierungen laufen, wird der nächste Schritt reizvoll: ganze Prozessketten. In Propstack liegen die Deals in Pipelines, die mehrere Phasen durchlaufen. Diese Pipelines bilden die Customer Journey ab, vom ersten Lead bis zum After Sales, und an jeder Phase kannst du Automatisierungen aufhängen (laut Propstack Hilfe-Center).

Für umfangreichere Workflows gibt es die automatisierten Pipelines. Sie nutzen den vollen Funktionsumfang: Hintergrund-Automatisierungen, Upload-Ordner, Entscheidungsknoten und Landing-Page-Interaktionen, mit denen du typische Abläufe im Verkauf und in der Vermietung nachbaust. Ein Entscheidungsknoten ist dabei das, was den Unterschied zwischen einer starren Regel und einem echten Workflow macht: Er verzweigt je nach Bedingung.

Bau es dir einmal konkret durch, damit die Theorie greifbar wird. Nimm eine eigene Verkaufs-Pipeline mit den Phasen Neuer Lead, Erstkontakt, Besichtigung, Finanzierungscheck, Reserviert, Notar. Am Übergang von Besichtigung zu Finanzierungscheck setzt du einen Entscheidungsknoten: Liegt eine Finanzierungsbestätigung vor, wandert der Deal auf Reserviert und es entsteht automatisch die Aufgabe "Notartermin abstimmen" für den Objektansprechpartner. Fehlt sie noch, legt das System eine Nachfass-Aufgabe mit Wiedervorlage in fünf Tagen an und verschickt die hinterlegte Erinnerungs-E-Mail. Ein Knoten, zwei Pfade, und kein Interessent fällt mehr durchs Raster, nur weil du in der Woche 40 andere Vorgänge im Kopf hattest.

Auch Formulare ziehen hier mit ein. Über den Form Builder wird ein abgesendetes Formular direkt an den zuständigen Makler geschickt und automatisch dem passenden Kontakt im CRM zugeordnet (laut Propstack Hilfe-Center). Aus den eingegebenen Daten lassen sich dann individuelle Workflows auslösen. Das ist im Prinzip dieselbe Idee wie bei anderen CRM-Systemen. Wer schon einmal Pipedrive für Makler eingerichtet hat, erkennt das Muster wieder, nur dass Propstack stärker auf die Objekt- und OpenImmo-Welt der Immobilienbranche zugeschnitten ist.

Ein ehrlicher Hinweis, den Propstack selbst gibt: Für bestehende Kunden lassen sich neue Workflow-Vorlagen nicht einfach importieren, weil sonst bestehende Einstellungen überschrieben werden könnten. Du baust deine Ketten also auf deiner eigenen Basis nach. Bei komplexeren Konstruktionen unterstützt das Consulting-Team von Propstack. Das ist ehrlich so gemeint: Tiefe Automatisierung ist Einrichtungsarbeit. Ein Klick genügt dafür nicht. (Alle Funktionsangaben dieser Sektion nach Propstack Hilfe-Center.)

Kurzfazit: Prozessketten mit Entscheidungsknoten holen den vollen Funktionsumfang raus. Doch selbst die eleganteste Kette läuft leer, wenn oben nichts reinkommt. Genau da liegt der blinde Fleck, den fast jede Anleitung übergeht.

Der blinde Fleck: Automatisierung ist nur so gut wie ihr Input

Jetzt der Teil, den die meisten Anleitungen weglassen, weil er unbequem ist. Du kannst die eleganteste Pipeline der Welt bauen. Wenn oben keine qualifizierten Anfragen reinkommen, verwaltet dein System nur Leere. Ein aufgeräumtes CRM ohne Input ist wie ein perfekt sortiertes Lager ohne Ware. Darum dreht sich auch der Beitrag dazu, warum das beste CRM ohne Input nichts bringt.

Da ist etwas Unbequemes an dieser Erkenntnis, weil sie den Fokus verschiebt. Die spannende Frage ist nicht "Wie baue ich die perfekte Automatisierung?", sondern "Wer füttert sie mit echten Eigentümeranfragen, und zwar rund um die Uhr?". Die Speed-to-Lead-Lücke aus dem ersten Kapitel schließt erst, wenn überhaupt jemand die Anfrage im Moment ihres Entstehens annimmt, auch um 22 Uhr am Sonntag. Ein sauber abgelegter Datensatz in Propstack allein reicht dafür nicht.

Hier greift die Sunside-Logik ineinander. Unser KI-Voicebot Sophia und der KI-Chatbot sind der Input-Layer, der oben andockt: Sie nehmen jeden Anruf und jede Website-Anfrage in Echtzeit an, qualifizieren sie und schreiben den Lead strukturiert direkt ins CRM. Kein verpasster Eigentümer, weil gerade Feierabend war. Aus einer nachts eingegangenen Anfrage wird kein Rückstand, sondern ein sauberer Datensatz, auf den deine Propstack-Automatisierung sofort anspringt. Wie KI-gestützte Systeme das CRM von einem Archiv zu einem aktiven Vertriebskanal machen, vertieft der Beitrag zu KI-gestützten CRM-Systemen.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt FALC Immobilien. Ausgangslage: eingehende Anrufe, die außerhalb der Bürozeiten ins Leere liefen, und die leise Gewissheit, dass darunter echte Eigentümer waren. Das änderte sich mit dem KI-Sprachassistenten, der jeden Anruf annahm, in Echtzeit qualifizierte, nach Eigentümer, Kauf- und Mietinteressent kategorisierte und die Kontaktdaten direkt ins CRM übergab. So trennt Sophia den echten Eigentümer vom Schönwetter-Gucker, bevor der Lead überhaupt deine Aufgabenliste erreicht. Das Ergebnis nach drei Wochen: sieben qualifizierte Leads, davon zwei Eigentümeranfragen. Rechne jede der beiden konservativ mit 20 Prozent Abschlusswahrscheinlichkeit und einer typischen Provision von 15.000 Euro, landest du bei einem Erwartungswert von rund 6.000 Euro aus zwei Gesprächen, die ohne die Annahme in Echtzeit schlicht nicht stattgefunden hätten.

Kurzfazit: Die Automatisierung im CRM ist der zweite Schritt. Der erste ist ein Input-Layer, der jede Anfrage sofort annimmt und qualifiziert übergibt. Andersherum baust du eine Maschine, die nichts zu verarbeiten hat.

Checkliste: dein 30-Tage-Automatisierungs-Fahrplan

Automatisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass du alles auf einmal willst und deshalb gar nicht anfängst. Deshalb ein Fahrplan in verdaulichen Etappen.

Woche 1: Fundament

Aktivitätstypen und Kategorien unter Verwaltung > Aktivitätstypen sauber anlegen
Eine eigene Pipeline mit deinen echten Verkaufsphasen erstellen (nicht die Standard-Pipeline nutzen)
Textbausteine für Terminbestätigung und Erstkontakt hinterlegen
Fertig, wenn: deine eigene Pipeline mit allen echten Phasen steht und mindestens eine Aktivitätskategorie eine Folgeaktion hat

Woche 2: erste Automatisierungen

Terminbestätigung an die Kategorie "Besichtigung" hängen
Follow-up-Aufgabe bei Statuswechsel "Reserviert" einrichten
Portalanfrage-Erkennung übers angebundene Postfach testen
Fertig, wenn: ein Test-Deal auf "Reserviert" automatisch die Aufgabe erzeugt und eine Test-Portalmail als Kontakt im CRM landet

Woche 3: Prozessketten

Eine automatisierte Pipeline mit mindestens einem Entscheidungsknoten bauen
Form Builder für die Website-Anfrage einrichten und Zuordnung prüfen
Fertig, wenn: ein Test-Formular den richtigen Makler benachrichtigt und automatisch dem passenden Kontakt zugeordnet wird

Woche 4: Input-Layer und Kontrolle

Prüfen: Wer nimmt Anfragen außerhalb der Bürozeiten an? Lücke schließen (Voicebot/Chatbot)
Fortschrittsbalken und Aufgabenübersicht als wöchentliches Kontroll-Ritual etablieren
Fertig, wenn: eine Test-Anfrage um 22 Uhr angenommen, qualifiziert und als Datensatz in Propstack sichtbar ist

Was das konkret bringt, lässt sich beziffern. Beier & Partner arbeitet seit über zwei Jahren mit uns zusammen. Der Ausgangspunkt war eine Konversionsrate von 5 Prozent über einfache Kontaktformulare. Nach dem Aufbau eines durchgängigen Funnels mit KI-Chatbot und strukturierter Lead-Übergabe stieg sie auf über 30 Prozent, eine Versechsfachung. In den Worten des Kunden ersetzt die KI-Assistenz inzwischen fast eine gesamte Vollzeitressource im Vertrieb.

"Was ursprünglich mit dem Ziel startete, unsere Mitarbeitenden bei eingehenden Anfragen zu entlasten, hat sich zu einem vollwertigen, rund um die Uhr aktiven Vertriebskanal entwickelt."
— Kunde, Beier & Partner

Rechne es für dich durch: Eine Vollzeitkraft im Vertriebsinnendienst kostet dich grob 45.000 bis 55.000 Euro im Jahr. Übernimmt eine Kombination aus sauberer Propstack-Automatisierung und einem KI-Input-Layer den Großteil der Anfrage-Annahme und -Qualifizierung, liegt der laufende Aufwand dafür je nach Setup um ein Vielfaches darunter. Und anders als eine menschliche Kraft macht die KI um drei Uhr nachts keinen Unterschied. Mehr zum grundsätzlichen Muster findest du im Beitrag zur Workflow-Automatisierung im Maklerbüro und speziell zur automatisierten Terminvereinbarung.

Kurzfazit: In vier Wochen vom Standard-Konto zum durchdachten System. Entscheidend ist am Ende nicht Automatisierung Nummer zehn. Es ist die Frage, wer die Anfragen überhaupt liefert.

Häufige Fragen (PAA)

Was löst eine Automatisierung in Propstack aus?

Automatisierungen werden über Deals beziehungsweise über Aktivitätskategorien ausgelöst. Ein typisches Beispiel: Nach dem Erstellen eines Besichtigungstermins geht automatisch eine Terminbestätigung raus, oder beim Verschieben eines Deals auf "Reserviert" entsteht eine Aufgabe für den Objektansprechpartner. Die fünf Aktivitätstypen (Termine, Aufgaben, Notizen, E-Mails, Briefe) sind dabei die Auslöser (laut Propstack Hilfe-Center).

Warum funktioniert meine Propstack-Automatisierung nicht?

Der häufigste Grund: Du versuchst, eine vorinstallierte Standard-Pipeline zu automatisieren. Das geht nicht. Automatisierungen greifen ausschließlich in selbst erstellten Pipelines oder selbst definierten Phasen (laut Propstack Hilfe-Center). Erstell eine eigene Pipeline mit deinen Phasen, dann lösen die Regeln aus. Zweithäufigster Grund: Bei Portalanfragen ist die Absender-Adresse nicht als Kontaktquelle hinterlegt.

Wo verwalte ich Aktivitätstypen und Checklisten in Propstack?

Unter Verwaltung > Aktivitätstypen. Dort legst du für jeden der fünf Typen eigene Kategorien an, hinterlegst Folgeaktionen und definierst Checklisten für Aufgaben mit mehreren Unterschritten. Für wiederkehrende Aufgaben lohnt sich ein Template, damit du die Checkliste nicht jedes Mal neu eintippst.

Kann ich Portalanfragen von ImmoScout24 und Co. automatisch zuordnen lassen?

Ja. Kommen die Kundendaten als XML-Datei im E-Mail-Anhang an ein in Propstack angebundenes Postfach, erkennt das System die Nachricht als Portalanfrage, sofern die Absender-Adresse als Kontaktquelle hinterlegt ist (laut Propstack Hilfe-Center). Die Anfrage landet dann strukturiert im CRM. Sunside richtet diese Portal-Anbindung für ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen als Teil des Setups ein.

Was kostet Propstack?

Laut der Propstack-Preisseite liegt die Standard-Lizenz bei 99 Euro monatlich pro Lizenz zzgl. MwSt., dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr von 279 Euro zzgl. MwSt.; die Enterprise-Variante gibt es auf Anfrage (Stand 2026-07-13). Die eigentliche Kostenfrage ist ungenutztes Potenzial: Wie viel liegt im Konto brach, wenn du die Automatisierungen nicht einrichtest?

Nächster Schritt

Propstack-Automatisierungen einrichten ist kein Hexenwerk, aber es ist Einrichtungsarbeit, und der letzte, entscheidende Baustein fehlt in fast jedem Konto: der Input-Layer, der jede Anfrage in Echtzeit annimmt.

Genau das bauen wir für dich. Sunside richtet dein Propstack in ein bis zwei Wochen ein (Pipelines, Objekttypen, Custom Fields), bindet ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen an, und verbindet den KI-Voicebot Sophia und den KI-Chatbot so, dass qualifizierte Leads strukturiert ins CRM laufen. Kommst du von onOffice oder FlowFact, übernehmen wir auch die Datenmigration. DSGVO-konform, mit deutschem Hosting.

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