Pipedrive für Immobilienmakler: So richtest du das CRM für dein Maklerbüro ein

Pipedrive für Immobilienmakler funktioniert – obwohl es kein branchenspezifisches CRM ist. Richtig konfiguriert bildet Pipedrive den gesamten Makler-Workflow ab: von der Eigentümerakquise über die Objektaufnahme bis zum Notartermin. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du Pipedrive konkret für ein Maklerbüro einrichtest, welche Pipeline-Stufen sinnvoll sind und wo die Integration mit KI-Tools den Unterschied macht.

Wir sind Pipedrive-Partner und richten das CRM für unsere Kunden in der Immobilienbranche ein. Was du hier liest, basiert auf realer Praxis – nicht auf Feature-Listen.

Warum Pipedrive statt onOffice oder Propstack?

Die kurze Antwort: Weil Pipedrive flexibler, schneller eingerichtet und günstiger ist – solange du nicht intensiv mit Portalschnittstellen arbeitest.

Die längere Antwort: onOffice und Propstack sind für Immobilien gebaut. Sie können Exposés erstellen, Objekte auf ImmoScout24 und Immowelt veröffentlichen und bringen eine eingebaute Objektverwaltung mit. Dafür sind sie teurer (50-250 Euro pro Nutzer/Monat vs. Pipedrives 14-79 Euro), weniger flexibel in der Automatisierung und oft langsamer beim Onboarding.

Pipedrive fehlen diese branchenspezifischen Features. Was es dafür bietet: eine der besten Pipeline-Visualisierungen am Markt, einen Automation-Builder, über 500 Integrationen, eine mobile App, die auf Besichtigungen wirklich funktioniert, und ein Onboarding, das einen Nachmittag dauert statt mehrerer Wochen.

Für Solo-Makler, kleine Teams bis zehn Personen, Sachverständige und Maklerbüros, die nicht täglich 20 Objekte auf Portalen schalten: Pipedrive ist die bessere Wahl.

Pipedrive für Makler einrichten: Schritt für Schritt

Schritt 1: Pipelines definieren

Die Pipeline ist das Herzstück von Pipedrive. Und hier machen viele Makler den ersten Fehler: Sie bauen eine einzige Pipeline für alles. Das wird schnell unübersichtlich.

Meine Empfehlung: zwei bis drei separate Pipelines.

Pipeline 1 – Eigentümerakquise
Stufen: Kontakt hergestellt → Erstgespräch geführt → Objektbesichtigung → Bewertung erstellt → Alleinauftrag verhandelt → Auftrag erteilt

Pipeline 2 – Objektvermarktung
Stufen: Objekt aufgenommen → Exposé erstellt → Portal-/Marketingstart → Besichtigungen laufen → Kaufinteressent gefunden → Finanzierung bestätigt → Notartermin → Abgeschlossen

Pipeline 3 (optional) – Bewertungsanfragen (besonders für Sachverständige)
Stufen: Anfrage eingegangen → Anlass geklärt → Unterlagen angefordert → Ortstermin vereinbart → Gutachten in Arbeit → Gutachten zugestellt → Abgerechnet

Warum getrennte Pipelines? Weil die Phasen und Zeiträume komplett unterschiedlich sind. Eine Eigentümerakquise dauert oft Wochen. Eine Objektvermarktung Monate. Wenn beides in einer Pipeline steckt, verlierst du den Überblick.

Schritt 2: Custom Fields für Objektdaten

Pipedrive kennt von Haus aus keine Immobilien. Du musst dem System beibringen, was ein Objekt ist. Das geht über Custom Fields, die du an Deals oder Kontakte hängen kannst.

Empfohlene Custom Fields für Deals (Objekte):

Objektart (Dropdown: Wohnung, Haus, Grundstück, Gewerbe, Mehrfamilienhaus), Wohnfläche in m², Grundstücksfläche in m², Zimmeranzahl, Baujahr, Angebotspreis, Standort/PLZ, Objektstatus (Dropdown: Entwurf, Aktiv, Reserviert, Verkauft), Energieeffizienzklasse und Provisionsvereinbarung.

Empfohlene Custom Fields für Kontakte:

Kontakttyp (Dropdown: Eigentümer, Kaufinteressent, Mietinteressent, Sachverständiger, Notar, Bank), Budget oder Preisvorstellung, Wunschlage, Finanzierung geklärt (Ja/Nein/Unklar), Quelle (Dropdown: Website, Portal, Empfehlung, Anruf, KI-Chatbot, KI-Telefonassistent).

Das Feld „Quelle" ist übrigens Gold wert. Wenn du nach sechs Monaten siehst, dass 40% deiner abgeschlossenen Deals über den KI-Chatbot reinkamen und nur 5% über das Kontaktformular – dann weißt du, wo du investieren solltest.

Schritt 3: Automatisierungen einrichten

Ab dem Growth-Tarif (39 Euro/Nutzer/Monat) bietet Pipedrive einen Workflow-Automation-Builder. Drei Automatisierungen, die jeder Makler einrichten sollte:

Automatisierung 1: Follow-up-Erinnerung
Trigger: Neuer Deal wird erstellt.
Aktion: Erstelle eine Aktivität „Erstkontakt anrufen" mit Fälligkeit in 2 Stunden.
Warum: Die 5-Minuten-Regel im Lead-Management besagt, dass die Kontaktwahrscheinlichkeit um das Neunfache steigt, wenn du innerhalb von fünf Minuten reagierst. Zwei Stunden sind realistischer – aber besser als „irgendwann nächste Woche".

Automatisierung 2: Stale-Deal-Warnung
Trigger: Deal hat sich seit 14 Tagen nicht bewegt.
Aktion: Sende eine Benachrichtigung an den zuständigen Makler.
Warum: Deals, die stillstehen, sterben leise. Diese Automatisierung zwingt dich, aktiv zu entscheiden: Weitermachen, Nachfassen oder Archivieren.

Automatisierung 3: Phasenwechsel-Benachrichtigung
Trigger: Deal erreicht die Phase „Finanzierung bestätigt".
Aktion: Erstelle Aufgabe „Notartermin koordinieren" + sende E-Mail-Benachrichtigung ans Team.
Warum: Ab dieser Phase ändert sich der Arbeitsmodus. Statt Vertrieb wird's operativ. Die Automatisierung stellt sicher, dass der Übergang nicht vergessen wird.

Schritt 4: E-Mail-Integration und Vorlagen

Pipedrive synchronisiert sich mit Gmail und Outlook. Jede E-Mail, die du an einen Kontakt sendest, wird automatisch dem Deal zugeordnet. Das klingt trivial, aber es löst ein echtes Problem: Du musst nicht mehr in deinem Postfach suchen, was du Frau Müller letzte Woche geschrieben hast. Es steht im Deal.

Leg dir E-Mail-Vorlagen an für wiederkehrende Situationen: Erstantwort auf eine Interessentenanfrage. Einladung zur Besichtigung. Nachfass-E-Mail drei Tage nach der Besichtigung. Absage an nicht qualifizierte Leads. Mit Pipedrive-Variablen (Kontaktname, Objektadresse, Preis) personalisierst du diese Vorlagen automatisch.

Schritt 5: KI-Integration – der Multiplikator

Hier wird es richtig spannend. Pipedrive als CRM verwaltet deine Daten. Aber wer füllt es mit Daten? Wenn du alles manuell eintippst – jeden Anruf, jede E-Mail, jeden Website-Besucher –, wird das CRM zur Pflichtübung statt zum Produktivitäts-Tool.

Die Lösung: Automatische Lead-Erfassung durch KI.

KI-Chatbot → Pipedrive: Unser KI-Chatbot auf der Makler-Website führt Gespräche mit Besuchern, qualifiziert sie (Eigentümer? Käufer? Mieter?), erfasst Kontaktdaten und Wünsche und erstellt automatisch einen neuen Deal in Pipedrive. Der Makler findet morgens vorqualifizierte Leads in seiner Pipeline – ohne dass er aktiv werden musste.

KI-Telefonassistent → Pipedrive: Wenn ein Anruf reinkommt und niemand erreichbar ist, nimmt Sophia den Anruf entgegen. Nach dem Gespräch sendet sie eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail, die sich als Aktivität im CRM zuordnen lässt.

Ein Maklerbüro, mit dem wir arbeiten, generierte so 19 qualifizierte Leads in vier Wochen allein über den KI-Chatbot – bei einer Konversionsrate von 15,8%. Diese Leads landen direkt im CRM, vorqualifiziert und mit allen relevanten Informationen. Das verändert den Arbeitsalltag grundlegend.

Was Pipedrive NICHT kann (und wie du damit umgehst)

Ehrlichkeit gehört dazu. Pipedrive hat Lücken, wenn man es mit einem branchenspezifischen CRM vergleicht.

Keine Portalschnittstelle. Du kannst Objekte nicht direkt auf ImmoScout24 oder Immowelt veröffentlichen. Workaround: Portale separat bedienen oder ein Tool wie FLOWFACT/OpenImmo für die Portalsteuerung nutzen. Für Büros mit wenigen aktiven Objekten ist das kein echtes Problem.

Keine Exposé-Erstellung. Pipedrive generiert keine Exposés. Workaround: Exposé-Vorlagen in Canva, Word oder einem spezialisierten Tool erstellen. Die Objektdaten aus Pipedrive lassen sich über Smart Docs (Add-on, 32,50 Euro/Monat) automatisch in Google-Docs-Vorlagen einfügen.

Kein eingebautes Matching. Pipedrive kann nicht automatisch Suchprofile von Interessenten mit neuen Objekten abgleichen. Workaround: Filter und Segmentierungen in Pipedrive nutzen, um bei einem neuen Objekt schnell die passenden Interessenten zu finden. Nicht so elegant wie ein automatisches Matching, aber funktional.

Wenn diese drei Punkte für dich entscheidend sind – wenn du also täglich mit Portalen arbeitest, viele Exposés erstellst und intensives Matching brauchst –, dann schau dir onOffice oder Propstack an. Für alle anderen ist Pipedrive die pragmatischere Lösung.

Pipedrive-Tarife: Welcher passt?

Kurzer Überblick, Stand April 2026, alle Preise pro Nutzer/Monat bei jährlicher Zahlung:

Lite (14 Euro): Pipeline-Management, Kontaktverwaltung, mobile App, 500+ Integrationen. Reicht für Solo-Makler, die erstmal Struktur reinbringen wollen.

Growth (39 Euro): Alles aus Lite plus E-Mail-Sync mit Vorlagen, Workflow-Automatisierungen und Gruppenpostfach. Meine Empfehlung für die meisten Maklerbüros – die Automatisierungen allein rechtfertigen den Aufpreis.

Premium (59 Euro): Zusätzlich KI-Features, erweitertes Reporting, Lead-Scoring und Team-Management. Sinnvoll ab fünf Nutzern.

Ultimate (79 Euro): Maximale Sicherheitsfeatures und Limits. Für größere Teams mit hohen Compliance-Anforderungen.

Häufig gestellte Fragen

Ist Pipedrive DSGVO-konform?
Ja. Pipedrive bietet EU-Server in Frankfurt am Main, eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV), AES-256-Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Für deutsche Maklerbüros wichtig: Wähle bei der Einrichtung den EU-Server-Standort.

Kann ich von onOffice zu Pipedrive wechseln?
Grundsätzlich ja. Kontakte und Deals lassen sich per CSV importieren. Objektdaten musst du über Custom Fields abbilden. Die Portalsteuerung müsstest du separat lösen. Wir empfehlen: erst parallel testen, dann komplett wechseln.

Gibt es eine kostenlose Version von Pipedrive?
Nein. Es gibt eine 14-tägige Testphase mit vollem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte. Wer ein kostenloses CRM sucht, kann HubSpot CRM Free testen – allerdings mit weniger Pipeline-Fokus.

Wie verbinde ich Pipedrive mit einem KI-Chatbot?
Über die Pipedrive-API oder über Integrationsplattformen wie Zapier und Make. Bei Sunside AI ist die Pipedrive-Integration Teil des Chatbot-Setups – qualifizierte Leads werden automatisch als Deals angelegt.

Wie viele Deals kann ich in Pipedrive verwalten?
Unbegrenzt, in allen Tarifen. Es gibt keine Beschränkung bei der Anzahl von Deals, Kontakten oder Pipelines.

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